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Alquiler en contabilidad: Aspectos clave

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La contabilidad relacionada con los alquileres de inmuebles tiene aspectos específicos que es necesario conocer. Existen normativas, retenciones fiscales y pautas contables que se deben manejar correctamente. Esta guía busca entregar información completa para comprender a cabalidad este tema.

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¿Qué es el alquiler en contabilidad?

El alquiler en contabilidad se refiere al registro de las transacciones asociadas al arrendamiento de activos, generalmente inmuebles, entre un arrendador y un arrendatario. Contablemente, el arrendador debe reconocer una cuenta por cobrar y un ingreso por el valor del alquiler pactado. Por su parte, el arrendatario debe registrar un gasto operativo periódico mientras dura el contrato de arrendamiento.

Existen dos tipos principales de arrendamientos:

  • Arrendamiento operativo: el arrendatario no asume sustancialmente todos los riesgos y beneficios de la propiedad arrendada. Solo reconoce un gasto periódico por el alquiler.
  • Arrendamiento financiero: el arrendatario asume prácticamente todos los riesgos y beneficios del activo. Se trata similar a una compra financiada, por lo que se reconoce un activo y un pasivo en los estados financieros.

Independiente del tipo de contrato, la contabilidad busca representar apropiadamente estas transacciones en los registros y estados financieros de arrendadores y arrendatarios.

¿Qué tipo de cuenta contable se utiliza para alquiler?

Las principales cuentas contables que intervienen en la contabilidad de alquileres son:

Para el arrendador:

  • Cuentas por cobrar por arrendamientos.
  • Ingresos diferidos por arrendamientos.
  • Ingresos por arrendamientos.
  • Gastos por depreciación de activos arrendados.

Para el arrendatario:

  • Gastos pagados por anticipado por alquileres.
  • Gastos por arrendamientos operativos.
  • Activos por derecho de uso de arrendamientos.
  • Pasivos por arrendamientos.

Estas cuentas se emplean para representar apropiadamente el alquiler en los libros contables bajo normas como las NIIF 16 para arrendamientos contables. Un adecuado manejo es fundamental.

Aspectos clave de la contabilidad para propiedades en alquiler

Algunos aspectos importantes dentro de la contabilidad de propiedades en alquiler incluyen:

  • Determinar correctamente el inicio y duración del alquiler: esto influye en el reconocimiento de ingresos para el arrendador y gastos para el arrendatario.
  • Clasificación apropiada del tipo de arrendamiento: si es operativo o financiero según la transferencia de riesgos y beneficios.
  • Registrar rentas de alquileres cobradas por anticipado: el arrendador debe diferirlas y reconocer ingresos en el periodo correspondiente.
  • Contabilizar gastos operativos de las propiedades: como seguros, mantenimiento, reparaciones, entre otros.
  • Depreciación de activos arrendados: el arrendador debe registrar la pérdida sistemática de valor de estas propiedades.
  • Deterioro de valor: evaluar indicios y registrar pérdidas por este concepto bajo NIIF si aplica.

Tener claros estos puntos facilita el registro y revelación apropiada de las operaciones de renta de propiedades en la contabilidad.

Implicaciones fiscales de la contabilidad relacionada con el alquiler

Los principales impactos fiscales a considerar en la contabilidad de alquileres son:

  • Impuestos sobre la renta de arrendadores: los ingresos por alquileres están gravados con el impuesto sobre la renta.
  • IVA generado en alquileres: pueden aplicar exenciones o regímenes especiales.
  • Retención en la fuente por rentas de alquiler: los arrendatarios deben practicar retenciones del porcentaje vigente sobre el valor del canon de arrendamiento pagado, que debe coincidir con el ingreso contabilizado por el receptor.
  • Impuestos prediales y complementarios: gravan a los propietarios de inmuebles arrendados.
  • Deducciones: los arrendadores pueden deducir intereses y otros gastos relacionados con las propiedades en alquiler.

Es fundamental que la contabilidad de las operaciones de alquiler esté alineada con las implicaciones fiscales de esta actividad económica.

Normativas contables para alquileres: impacto en la contabilidad

Las principales normas que rigen la contabilidad de arrendamientos son:

  • NIIF 16 Arrendamientos: entrega requerimientos exhaustivos para reconocimiento, medición, presentación y revelación de arrendamientos por el arrendador y arrendatario. Sustituye a la NIC 17.
  • CINIIF 4: guía para determinar si un contrato contiene un arrendamiento.

Su impacto en la contabilidad incluye:

  • Eliminación en el arrendatario de clasificación entre operativos y financieros.
  • Reconocimiento inicial de activos por derecho de uso y pasivos: para prácticamente todos los arrendamientos.
  • Mayor juicio en determinación de plazos de arrendamientos.
  • Revelaciones más extensas: sobre activos, pasivos, gastos e ingresos relacionados con esta operación.

En síntesis, estas normativas buscan mejorar la información financiera de arrendamientos para los usuarios.

Consecuencias de no contabilizar correctamente los alquileres

Algunas consecuencias posibles son:

  • Estados financieros con errores que distorsionan la realidad económica.
  • Incumplimiento de normativas contables aplicables.
  • Sanciones por inconsistencias en declaraciones tributarias.
  • Pérdida de control en propiedades entregadas en arriendo.
  • Indicios de fraude por alteración intencional de registros.

En definitiva, no llevar adecuadamente esta contabilidad puede implicar problemas financieros, legales y operativos para la compañía.

¿En qué casos se debe aplicar retención sobre el alquiler de inmuebles?

La retención en la fuente se aplica cuando se realizan los siguientes pagos o abonos en cuenta por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles:

  • Pagos mensuales, bimensuales o periodos inferiores por contratos vigentes.
  • Los pagos anticipados por el arriendo.
  • En los rendimientos financieros cuando se pactan intereses dentro del canon de arrendamiento.

Las tarifas de retención vigentes son:

  • 2,5% para vivienda urbana.
  • 1,5% en otros contratos de arrendamiento.

No se practica retención cuando los cánones de arrendamientos sean inferiores a 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

¿Cuándo no se aplica retención en alquileres?

Los casos en los que no se realiza retención en la fuente sobre los pagos por concepto de cánones de arrendamiento de inmuebles son:

  • Cuando el pago mensual es inferior a 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • En los contratos de leasing para adquisición de maquinaria, equipos y vehículos.
  • En los pagos a entidades no contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta.
  • Cuando el arrendador sea una persona natural no obligado a presentar declaración de renta.

Preguntas frecuentes

El registro contable de los alquileres es un tema que genera varias inquietudes. Presentamos respuestas a preguntas comunes al respecto.

¿Cómo se registra el alquiler en los libros del arrendador y arrendatario? +

El arrendador registra una cuenta por cobrar y un ingreso por el canon pactado. El arrendatario reconoce un gasto operativo periódico y bajo NIIF 16 un activo por derecho de uso y pasivo por arrendamiento.

¿Qué registrar si recibo un anticipo por 5 meses de alquiler? +

Como arrendador se deben diferir los ingresos mediante el reconocimiento de un pasivo, para ir imputando mensualmente a resultados el período correspondiente.

Si reparo mi propiedad en alquiler, ¿cómo lo registro? +

Se reconoce un mayor valor del activo inmueble en alquiler. Bajo NIIF podría capitalizarse al activo por derecho de uso o registrar directamente un gasto.

¿Se pueden depreciar inmuebles destinados para alquiler? +

Sí es posible. El máximo anual es del 20% del valor activado, registrando la depreciación en una cuenta de gasto.

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Conclusión

Llevar una contabilidad ordenada y confiable de las operaciones de alquiler es fundamental para el control económico de esta actividad. Tener claros los aspectos clave en la materia permite registrar correctamente y dar cumplimiento a normativas y obligaciones fiscales vigentes relacionadas con los arrendamientos. Esperamos que esta guía completa sobre finanzas y contabilidad de alquileres haya sido de utilidad.

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