Gestionar adecuadamente las finanzas en clínicas y hospitales es crucial para garantizar su rentabilidad y sostenibilidad. En este artículo exploraremos en profundidad cómo implementar procesos contables eficientes en el sector salud, considerando métodos, regulaciones, estrategias de gestión financiera, control de ingresos y gastos, manejo de activos y pasivos, así como soluciones tecnológicas especializadas.
¿Cómo es la contabilidad en el sector salud?
La contabilidad en instituciones de salud tiene ciertas particularidades respecto a otros sectores. Algunos factores que inciden en su complejidad son:
- Alto grado de regulaciones gubernamentales sobre sus operaciones financieras y la información a reportar.
- Diversas fuentes de financiamiento, tanto públicas como privadas.
- Gran volumen de transacciones relacionadas a tratamientos, insumos, nóminas de personal, etc.
- Sofisticación y alto costo de los procedimientos y tecnologías médicas.
- Multitud de costos operativos directos e indirectos.
Funciones de los departamentos contables en salud
Las principales funciones que desempeñan son:
- Registro metódico de todos los ingresos por prestación de servicios, pagos de aseguradoras, fondos estatales, donaciones, etc.
- Control riguroso de cada ítem de gasto: remuneraciones, compra de insumos, mantenimiento, servicios básicos, etc.
- Planificación y proyecciones financieras: elaborar presupuestos, prever flujos de caja, analizar rentabilidad.
- Contabilidad general: libros diarios, mayor y de inventarios; generar balances, estado de resultados.
- Elaborar informes financieros periódicos para directivos y entes reguladores.
- Apoyar en decisiones de inversión, adquisiciones tecnológicas, expansión de operaciones, tramitación de créditos, etc.
Importancia de la contabilidad en el sector salud
Implementar sólidos procesos de contabilidad en clínicas y hospitales es vital por razones como:
- Permite evaluar constantemente su rentabilidad y aplicar ajustes.
- Sirve para detectar oportunidades de mejora en costos y gastos.
- Sustenta una acertada toma de decisiones gerenciales financieras y operativas.
- Otorga información para cumplir con requerimientos de entidades reguladoras y fiscalizadoras.
- Facilita conseguir financiamientos de bancos o atraer inversionistas.
- Genera confianza en pacientes, personal, proveedores y sector industrial.
- Impulsa la sostenibilidad y crecimiento a largo plazo.
En definitiva, para una gestión integral de clínicas y hospitales, la contabilidad es indispensable, impactando positivamente en sus finanzas y capacidad de servir pacientes.
¿Cómo se lleva la contabilidad en el sector salud?
A continuación repasamos aspectos clave sobre métodos, normativas y gestión financiera aplicables a la contabilidad hospitalaria en instituciones de salud:
Método de Devengo
El método de devengo implica registrar ingresos y gastos cuando ocurren, no necesariamente cuando se pagan o cobran. Esto representa mejor la realidad financiera y es obligatorio para reportes a entes reguladores. Ventajas:
- Revela utilidades o pérdidas reales en un periodo contable.
- Facilita toma de decisiones gerenciales informadas.
- Permite un control interno más riguroso de costos.
Método de Caja
El método de caja registra ingresos y gastos sólo cuando se reciben o desembolsan. Es útil para conocer entradas y salidas de efectivo. Ventajas:
- Simplicidad operativa en negocios pequeños.
- Identifica rápidamente excedentes o faltantes de efectivo.
- Sirve para estimar necesidades de financiamiento.
Normativa contable aplicable
Hospitales y clínicas deben regirse por normas contables gubernamentales como:
- Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
- Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
- Regulaciones impositivas y tributarias locales.
Esto asegura que sus reportes y estados financieros revelen su real situación económica bajo estándares definidos legalmente según el país.
Gestión financiera en salud
Además de contabilidad, una gestión financiera integral considera:
Estrategias para una gestión efectiva:
- Elaborar presupuestos anuales y mensuales de ingresos y gastos.
- Monitorear métricas clave como liquidez, endeudamiento, cuentas por cobrar y por pagar.
- Realizar análisis costo-beneficio antes de inversiones significativas.
- Definir precios de servicios considerando costos y precios de mercado
Desafíos comunes y soluciones:
- Retrasos en pagos a la institución – Acelerar cobranzas, evaluar políticas de crédito, descuentos por pronto pago.
- Altos costos operativos – Renegociar con proveedores, optimizar procesos internos, automatizar.
- Escasez de efectivo – Por cuentas por cobrar, líneas de crédito, inversionistas.
- Cambios regulatorios – Capacitación contable y legal permanente. Sistemas adaptables.
El papel de los ingresos y gastos en la contabilidad de salud
Los ingresos y gastos son vitales para determinar utilidades. Veamos puntos clave para su control:
Registro y control de ingresos
Los ingresos en salud pueden provenir de:
- Servicios a pacientes privados o con seguros.
- Pagos de aseguradoras públicas o privadas.
- Subsidios estatales.
- Donaciones.
- Programas gubernamentales.
- Servicios adicionales como farmacia, imageneología, etc.
Es fundamental contabilizar toda facturación y categorizar correctamente los ingresos según su fuente.
Optimización de gastos operativos:
Principales gastos a controlar:
- Remuneraciones y beneficios al personal.
- Insumos y materiales médicos.
- Mantenimiento de equipos e infraestructura.
- Servicios básicos.
- Costos generales de administración.
Optimizar sin afectar atención al paciente ni normas laborales.
Activos y pasivos en instituciones de salud
Los activos y pasivos también son importantes en la contabilidad de clínicas y hospitales.
Manejo de activos fijos y circulantes
Los activos fijos como infraestructura y equipamiento médico son esenciales. Controlar:
- Estados de conservación.
- Cronogramas de mantención y reemplazos.
- Pólizas de seguros.
- Costos y depreciaciones.
- Expansiones e inversión en activos.
Los activos circulantes como efectivo, inversiones y cuentas por cobrar garantizan liquidez. Supervisar:
- Flujos de caja.
- Morosidad de cuentas.
- Rentabilidad de inversiones temporales.
- Necesidades de circulante según crecimiento esperado.
Gestión de pasivos y obligaciones financieras
Los pasivos comunes son cuentas por pagar, deudas bancarias, previsionales. Se debe controlar:
- Cumplimiento estricto de pagos para evitar multas e intereses.
- Renegociar condiciones crediticias si las actuales son desfavorables.
- Equilibrar nivel de endeudamiento general versus capacidad de pago.
Herramientas y sistemas para la contabilidad de salud
Finalmente, la tecnología es un pilar para la contabilidad actual en salud:
Software Contable Especializado:
Existen softwares diseñados específicamente para automatizar la contabilidad de clínicas y hospitales. Características:
- Interfaz sencilla, ideal para personal no contable.
- Catálogo de cuentas, documentos e informes preconfigurados para salud.
- Registros contables automatizados.
- Integración con otras plataformas del centro médico.
- Análisis financieros predefinidos.
- Actualizaciones ante cambios legales en el sector.
- Soporte técnico especializado.
Implementación de Tecnologías de Información:
Otras soluciones tecnológicas que facilitan la contabilidad son:
- Facturación electrónica.
- Documentos contables digitales.
- Flujo de trabajo de aprobaciones.
- Reportes y tableros gerenciales.
- Inteligencia de negocios (BI).
- Servicios de computación en la nube.
Conclusión
Implementar una gestión integral de finanzas y contabilidad es indispensable para que hospitales y clínicas operen de forma rentable y sostenible. Esto implica utilizar métodos contables adecuados, ajustarse a complejas regulaciones de salud, controlar eficientemente ingresos y gastos, manejar activos y pasivos correctamente, así como aprovechar las ventajas de soluciones tecnológicas especializadas. Poniendo en práctica estos principios, es posible potenciar la fortaleza financiera de las instituciones médicas.