La contabilidad por partida doble es un sistema fundamental para llevar un control y registro de las operaciones financieras de cualquier empresa u organización. Permite reflejar de manera ordenada y sistemática todas las transacciones mediante un conjunto de reglas y principios.
En este artículo explicaremos en qué consiste la contabilidad por partida doble, su origen, características, reglas y ejemplos para entender mejor su funcionamiento. Es un tema clave para quienes se inician en el campo de la contabilidad o administración de empresas.
¿Qué es contabilidad por partida doble?
La contabilidad por partida doble es un sistema de registro de operaciones financieras donde toda transacción se registra en dos cuentas contables o más. Por un lado, se registra un cargo en una cuenta y por otro, un abono en otra cuenta diferente. De esta forma se conserva la igualdad necesaria para que los estados financieros reflejen la situación real de una empresa.
El concepto principal es que para contabilizar una operación siempre intervienen dos cuentas: una cuenta que recibe el cargo y otra que recibe el abono. Esto permite un mejor control y exactitud de todas las transacciones.
El objetivo principal de la contabilidad por partida doble es llevar un registro completo de las operaciones financieras de la empresa y poder generar informes confiables sobre su situación económica y financiera. Proporciona información valiosa para la toma de decisiones.
¿Quién inventó la contabilidad por partida doble?
Se considera que el creador de la partida doble como sistema contable fue el matemático italiano Luca Pacioli, quien en 1494 publicó la obra «Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita» donde describió por primera vez este método.
Pacoli no inventó el sistema en sí mismo, pero fue el primero en documentarlo y explicar sus reglas de forma completa. Por ello es considerado el padre de la contabilidad moderna.
Constitución del sistema de contabilidad por partida doble
El nacimiento de la contabilidad por partida doble tal como la conocemos hoy en día tuvo lugar durante la edad media, como respuesta a las necesidades de los mercaderes italianos de llevar un control de sus negocios.
Ya desde el siglo XIII existían libros contables que registraban los débitos y créditos. Con el auge del comercio, estas prácticas contables fueron evolucionando hasta consolidar la partida doble. Luca Pacioli recopiló estas prácticas en su famosa obra, dando forma definitiva a este sistema.
¿En qué consiste la contabilidad por partida doble?
La contabilidad por partida doble se entiende mejor al explicar sus fundamentos básicos:
- Existen dos cuentas o partidas para cada transacción, por eso es «doble». Una cuenta se carga y la otra se abona.
- La suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos, manteniendo el equilibrio.
- Se emplean cuentas para clasificar las transacciones (cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos).
- Las cuentas tienen su naturaleza: cuentas deudoras y cuentas acreedoras.
- Se registran todas las operaciones en libros principales y auxiliares.
- Permite generar informes financieros como el Balance General y Estado de Resultados.
Los cargos y abonos en la contabilidad por partida doble
En la contabilidad por partida doble, los términos cargos y abonos se utilizan constantemente. Estos conceptos se definen así:
Cargos: Representan débitos o entradas en las cuentas, es decir aumentos en las cuentas deudoras de activo y gastos. Implican una anotación en el lado izquierdo o debe de la cuenta.
Abonos: Representan créditos o salidas de las cuentas, esto es aumentos en las cuentas acreedoras de pasivo, patrimonio e ingresos. Se registra en el lado derecho o haber de la cuenta.
Todo asiento contable debe tener igual cantidad de cargos y abonos para mantener la partida doble. Ambos términos son imprescindibles en este sistema de contabilización.
Características de la contabilidad por partida doble
La contabilidad por partida doble presenta las siguientes características principales:
- Se basa en la igualdad entre cargos y abonos.
- Existe una dualidad y correspondencia entre cuentas.
- Registra todas las operaciones financieras cronológicamente.
- Se fundamenta en principios y normas contables estandarizadas.
- Utiliza el sistema de débitos y créditos para registrar transacciones.
- Emplea cuentas con naturaleza deudora y acreedora.
- Permite generar estados e informes financieros.
- Mediante el balance de comprobación se verifica la igualdad entre débitos y créditos.
- Es un sistema de información para la toma de decisiones gerenciales.
¿Cuál es el sistema de contabilidad por partida doble?
El sistema de contabilidad por partida doble se basa fundamentalmente en dos tipos de cuentas contables:
Las cuentas de Activo, registran los bienes y derechos de la empresa. Son cuentas de naturaleza deudora porque la empresa es «deudora» de esos activos. Por ejemplo, la cuenta Caja es una cuenta de activo.
Las cuentas de Pasivo y Patrimonio expresan las obligaciones y el capital propio de la empresa. Tienen naturaleza acreedora, la empresa es «acreedora» frente a estos financiamientos. Ejemplos son las cuentas de Préstamos y Capital.
Mediante el sistema de cargos y abonos entre estas cuentas se registran todas las operaciones.
¿Cuál es el método de la contabilidad por partida doble?
El método de contabilización por partida doble se basa en el principio de la dualidad económica por el que toda transacción genera un registro en dos cuentas. Consiste en los siguientes pasos:
- Identificar las dos cuentas involucradas.
- Cargar a una cuenta (débito)
- Abonar la otra cuenta (crédito)
- Registrar el importe correspondiente en cada cuenta.
- Verificar que la suma de cargos y abonos coincida.
Este método asegura que siempre haya un doble registro para cualquier transacción de la empresa.
Reglas del sistema de contabilidad por partida doble
Los principios de la contabilidad en partida doble establecen reglas fundamentales que se deben cumplir:
- No puede haber débito sin un crédito por el mismo importe.
- El activo se aumenta con débitos y disminuye con créditos.
- El pasivo y el patrimonio neto aumentan con créditos y disminuyen con débitos.
- Los gastos se registran con débitos y los ingresos con créditos.
- El debe ser igual al haber en los asientos contables.
- Debe prepararse un balance de comprobación periódicamente.
Estas reglas básicas sustentan el sistema contable de doble partida.
La contabilidad por partida doble como forma de representación
La contabilidad por partida doble no es un fin en sí mismo, sino una forma de representar la realidad económica y financiera de una empresa a través de cuentas y registros contables.
Mediante el sistema de cargos y abonos, las cuentas reflejan en forma clasificada y ordenada todas las transacciones que realiza la organización. Esa información se traduce luego en informes y estados financieros útiles para la gestión.
Más que un conjunto de reglas, se trata de un modelo contable para expresar lo que le sucede económicamente a la firma en un período de tiempo. Y facilita la toma de decisiones gerenciales al proporcionar información contable confiable sobre la situación real de la empresa.
Ejemplo de una contabilidad por partida doble
Imaginemos una empresa que vende un producto en efectivo por $1,000. Esta operación involucra dos cuentas:
- La cuenta Caja, que recibirá un cargo por el ingreso de los $1,000
- La cuenta Ingresos por Ventas, que recibirá un abono de $1,000.
De esta forma queda reflejada la transacción mediante un cargo y un abono de igual importe. Así se aplica el sistema de partida doble: el cobro se registra en Caja con débito y en Ventas con crédito.
Ejercicios de la contabilidad de partida doble
Veamos algunos ejercicios sencillos para comprender mejor el funcionamiento de las cuentas y asientos contables en la partida doble:
1) La empresa compra mercadería por $5,000 pagando con cheque.
- En este caso intervienen las cuentas Bancos y Compras. Bancos se carga y Compras se abona.
| Cuenta | Debe | Haber |
| Bancos | $5,000 | |
| Compras | $5,000 |
2) La empresa vende mercadería por $3,000 cobrando con tarjeta de crédito.
- Aquí se carga la cuenta Caja (efectivo) y se abona Ventas.
| Cuenta | Debe | Haber |
| Caja | $3,000 | |
| Ventas | $3,000 |
3) Se paga el alquiler del local por $2,000
- Se carga la cuenta Gastos de alquiler y se abona la cuenta Bancos.
| Cuenta | Debe | Haber |
| Gastos de alquiler | $2,000 | |
| Bancos | $2,000 |
Como se observa, en cada transacción siempre hay un cargo y un abono de igual valor entre dos cuentas contables diferentes.
La balanza de pagos en la contabilidad por partida
La balanza de pagos es un registro contable que resume todas las transacciones económicas entre un país y el resto del mundo. Se compone de:
- Balanza comercial: Registro de importaciones y exportaciones de bienes.
- Balanza de servicios: Ingresos y egresos por turismo, transporte, seguros, etc.
- Balanza de rentas: Ingresos y egresos por intereses, dividendos, etc.
- Balanza de transferencias: Envíos y recepciones de dinero sin contrapartida.
Este registro permite conocer la situación económica y financiera de un país con el exterior. La balanza de pagos también se lleva por el sistema de partida doble: los ingresos se anotan como créditos y los egresos como débitos.
Ventajas de contabilidad por partida doble
Entre las principales ventajas del sistema contable de partida doble se encuentran:
- Permite un control total de las transacciones financieras.
- Disminuye posibilidades de fraudes contables.
- Detecta rápidamente errores y omisiones en registros.
- Proporciona información precisa y confiable de la situación de la empresa.
- Facilita la auditoría contable.
- Genera estados financieros útiles para tomar decisiones.
- Es un sistema estandarizado y aceptado mundialmente.
- Permite evaluar la gestión mediante análisis de cuentas.
- Ayuda a optimizar los recursos y ser más eficiente.
Diferencia entre contabilidad por partida simple y doble
La principal diferencia entre la contabilidad por partida simple y la de partida doble es:
- Partida simple: Solo se registra un asiento o partida por cada transacción, en una única cuenta.
- Partida doble: Cada transacción genera un asiento con dos partidas, un cargo y un abono en distintas cuentas.
Otras diferencias:
- En partida simple no existe igualdad entre cargos y abonos.
- La partida simple tiene menos control interno.
- La doble partida permite conocer en detalle la situación patrimonial y financiera.
- La partida doble genera Balance General y Estado de Resultados.
- La simple es un sistema básico, apto para negocios muy pequeños.
En definitiva, la contabilidad por partida doble es más completa, exacta y con mayor utilidad para el control de gestión de empresas.
Conclusión
La contabilidad por partida doble ha demostrado ser un sistema completo y eficiente para registrar las transacciones comerciales y mantener un control de la situación financiera de cualquier tipo de organización o empresa. Mediante su funcionamiento basado en cargos, abonos y un conjunto de reglas, permite representar la realidad económica de manera ordenada y confiable. Si bien requiere más dedicación que la simple, ofrece ventajas que han consolidado su utilización en el ámbito empresarial.
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