Los gastos generales representan un componente clave en la contabilidad de costos de cualquier negocio o empresa. Entender su concepto, cálculo, tipología y estrategias de optimización es fundamental para el control presupuestario, fijación de precios y toma de decisiones financieras acertadas.
¿Qué son los gastos generales?
Los gastos generales, también llamados costos indirectos o gastos de fabricación, son aquellos costos que no pueden vincularse directamente a un producto, servicio o centro de costo específico. Suelen estar relacionados con la estructura organizativa en su conjunto.
Algunos ejemplos comunes de gastos generales son los salarios de ejecutivos, alquiler de oficinas, servicios básicos, mantenimiento de maquinaria, depreciación de activos, entre otros.
Características de los gastos generales
Las principales características que distinguen a los gastos generales son:
- No se pueden identificar o cuantificar fácilmente con una actividad, producto o servicio en particular.
- Apoyan el funcionamiento global de la empresa.
- Se dan en todos los departamentos y áreas de la organización.
- Generan costos fijos, variables o mixtos para la compañía.
- Son indispensables para las operaciones del negocio.
Al no vincularse directamente a un centro de costos, surgen dificultades para distribuirlos o asignarlos de forma precisa.
Diferencia entre gastos directos e indirectos
La diferencia radica en:
- Gastos directos: Son aquellos que se pueden identificar plenamente con una actividad, producto, servicio o centro de costos específico. Por ejemplo: materia prima, mano de obra directa, entre otros.
- Gastos indirectos: Son los que no se pueden atribuir fácilmente a algo concreto. Abarcan costos generales para el funcionamiento integral. Como vimos, los ejemplos típicos son alquileres, servicios básicos, sueldos ejecutivos, etc.
Cómo se calculan los gastos generales
La contabilización y cálculo de los gastos generales resulta compleja por su difícil asignación. Existen diversos métodos de costeo para distribuir estos costos indirectos.
Lo primero es identificar y cuantificar todos aquellos desembolsos periódicos que aplican al funcionamiento global. Luego se selecciona el método para repartirlos entre departamentos, productos y servicios.
Métodos de asignación de costos
Algunos métodos comunes para distribuir gastos generales son:
- Tasa única o global: distribuye todos los costos indirectos entre los centros de costos, en función a una tasa porcentual única para toda la empresa.
- Tasa departamental: asigna gastos generales a cada departamento según tasas porcentuales específicas. Luego los departamentos distribuyen esos costos a productos bajo su responsabilidad.
- Costeo directo: carga todos los gastos generales al estado de resultados, sin asignarlos a productos específicos.
- ABC (Activity Based Costing): distribuye gastos generales en base a las actividades departamentales que los generan. Requiere análisis exhaustivo.
La selección del método depende del tamaño, sector y necesidades de información de la empresa.
Ejemplos prácticos de cálculo
Ejemplo aplicando tasa global:
Imaginemos una empresa con $120.000 en gastos generales mensuales totales. Tiene 2 centros de costos o departamentos productivos (A y B). El depto A representa el 40% del total de costos directos, mientras que el B abarca el 60% restante.
- Paso 1: Sumar todos los gastos generales del mes = $120.000
- Paso 2: Definir porcentaje de distribución por depto. Depto A = 40% / Depto B = 60%
- Paso 3: Asignar gastos generales según tasas porcentuales por depto. Depto A = 120.000 x 40% = $48.000 Depto B = 120.000 x 60% = $72.000
Un ejemplo aplicando ABC se desarrollaría analizando las actividades específicas que originan los gastos generales para luego distribuirlos.
Tipos de gastos generales
Existen varias formas de clasificar los gastos generales según el comportamiento de los costos en relación al volumen de producción.
Los tipos principales son:
Gastos fijos
Son aquellos cuya magnitud no se modifica sustancialmente ante cambios en la actividad productiva. Se mantienen constantes dentro de un rango relevante de producción porque están relacionados con la estructura básica y no con la producción generada.
Algunos ejemplos: alquileres, impuestos fijos, salarios de ejecutivos, seguros, amortizaciones, etc.
Gastos variables
Son los que cambian en proporción directa ante variaciones en el nivel de producción.
Por ejemplo: mantenimiento de maquinaria, consumo de energía eléctrica, útiles de oficina, horas extra, comisiones por ventas, etc.
Gastos semivariables
Tienen una parte fija que no varía con los cambios en la actividad productiva, y una componente variable que sí se modifica.
Algunos casos: salarios con componente fijo y bonos por productividad, alquiler base + impuestos por metro cuadrado adicional, teléfono con cuota fija + cargo por llamadas, etc.
Según el tipo de gasto, se seleccionará después un método de distribución u otro en la contabilidad de costos.
La importancia de los gastos generales en la toma de decisiones
Comprender y gestionar bien los gastos generales es vital para:
Impacto en el precio de venta
Los costos indirectos a menudo representan un porcentaje significativo del costo total de un producto o servicio. Esto influye directamente en el precio mínimo de venta necesario para cubrir costos y ganar dinero.
Si no estamos midiendo y monitoreando gastos generales, nuestros precios podrían estar por debajo del umbral de rentabilidad sin saberlo.
Control presupuestario y gestión financiera
Los gastos generales tienen un gran impacto en indicadores clave como costo unitario de producción, punto de equilibrio, eficiencia operativa y ganancias netas.
Identificar sus montos históricos, proyectarlos y crear presupuestos realistas de estos costos indirectos es indispensable para:
- Estimar requerimientos de financiamiento e inversiones futuras.
- Fijar objetivos, metas y KPIs (Key Performance Indicators) de desempeño financiero.
- Comparar resultados reales vs esperados.
- Prevenir y alertar desvíos presupuestarios.
- Definir acciones correctivas para optimizar gastos.
- Evaluar opciones de expansión, adquisición de activos, fuentes de ingresos alternativas, entre otros.
En definitiva, los gastos generales DIRECTAMENTE impactan la salud financiera de cualquier negocio. Controlarlos es vital.
Estrategias para la gestión efectiva de los gastos generales
Optimizar el monto global de gastos generales requiere enfocarse en:
Reducción y optimización de costos
Algunas estrategias son:
- Renegociar contratos de alquileres, servicios, pólizas.
- Cambiar procesos internos para mejorar eficiencia.
- Evaluar alternativas más económicas en todas las categorías de gastos indirectos fijos y variables.
- Establecer indicadores clave de consumo eléctrico, insumos, costo por empleado, etc. Fijar metas concretas.
- Capacitar al personal sobre manejo de recursos, buenas prácticas y reducción de desperdicios.
Herramientas y software para la contabilidad de gastos generales
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) con módulos contables de costos ayudan a:
- Registrar, clasificar y reportar en detalle todos los gastos generales.
- Automatizar la distribución de estos costos indirectos mediante reglas prestablecidas.
- Analizar desvíos frente a presupuestos.
- Optimizar proyecciones, escenarios y toma de decisiones.
Ejemplos de soluciones ERP: SAP, Oracle, Sage, Microsoft Dynamics, ZOHO, Workday, Infor, etc. También hay opciones de software más accesibles para pequeñas empresas.
Preguntas frecuentes
Los gastos generales son parte inevitable de cualquier negocio. Veamos algunas dudas habituales al respecto:
¿Se pueden eliminar completamente todos los gastos generales?
No, es imposible. Ciertos costos de estructura organizacional y funcionamiento integral son inherentes a cualquier empresa, como servicios básicos, algunos salarios y amortizaciones. Se pueden optimizar y reducir, pero no desaparecer por completo.
¿Conviene internalizar procesos tercerizados previamente para reducir gastos?
Depende mucho. Por ejemplo, puede ser ventajoso traer internamente el servicio de limpieza, pero no necesariamente desarrollar internamente toda la infraestructura de IT. Requiere análisis caso por caso, evaluando inversiones necesarias vs ahorros proyectados.
¿Deben calcular gastos generales las empresas de servicios o solo los manufactureros?
¡Todas las empresas tienen gastos generales! Incluso si no fabrican productos físicos, igual incurren en costos indirectos de alquiler, servicios básicos, salarios ejecutivos, capacitación, software, etc. Dar seguimiento es fundamental.
¿Puedo usar cualquier método para distribuir los gastos generales entre departamentos y productos?
No, cada técnica tiene ventajas y desventajas. Se debe elegir en base al tamaño, industria, variabilidad de los gastos y necesidades de información gerencial de la empresa. El método debe adaptarse caso a caso para obtener costos precisos.
Conclusión
Los gastos generales resultan vitales en la contabilidad y finanzas de cualquier negocio. Abarcan un amplio abanico de desembolsos indirectos necesarios para la operación, desde servicios básicos y alquileres hasta sistemas informáticos y capacitación de personal.
Si bien todos los gastos generales no pueden eliminarse por completo, sí se pueden optimizar. Herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) permiten registrar, proyectar y monitorear estos costos para tomar decisiones informadas que impulsen eficiencia y rentabilidad.
Asimismo, aplicar métodos de distribución de costos indirectos como tasa global, ABC o costeo directo posibilita conocer el impacto de los gastos generales en el costo unitario de productos y servicios. Esto resulta primordial para fijar precios de venta que cubran inversiones y generen utilidades.
En definitiva, los gastos generales son una pieza central en la contabilidad gerencial moderna. Quienes realmente dominan los principios de las finanzas aplican estrategias integrales para gestionarlos.
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