El arqueo de caja parece sencillo, pero un solo error puede generar desbalances graves. ¿Te gustaría aprender cómo hacerlo bien, paso a paso y sin complicaciones? Sigue leyendo, porque te explicaremos como funciona con ejercicios prácticos incluidos.
¿Qué es un arqueo de caja?
El arqueo de caja es un procedimiento contable que se utiliza para verificar y comprobar el dinero en efectivo disponible en una caja registradora o fondo fijo al finalizar una jornada, turno o periodo determinado. Este proceso compara los ingresos y egresos registrados con el dinero físico existente, con el objetivo de detectar posibles errores, faltantes o sobrantes.
Aunque puede parecer una tarea rutinaria, el arqueo de caja es fundamental para el control financiero de cualquier negocio, sin importar su tamaño. Permite mantener la transparencia en las operaciones diarias, evitar pérdidas económicas y generar confianza entre los responsables del manejo de dinero.
Importancia del arqueo de caja en la contabilidad
El arqueo de caja cumple una función crucial dentro del sistema contable de una empresa. Su principal objetivo es verificar que los registros coincidan con el dinero físico, lo que ayuda a mantener la integridad de los datos financieros. Además, es una herramienta preventiva contra fraudes, errores humanos o manipulaciones indebidas.
En el área contable, este procedimiento también sirve como respaldo documental, ya que cada arqueo queda registrado y puede ser auditado en cualquier momento. De esta forma, se garantiza que los movimientos de dinero estén debidamente justificados y se cumpla con las normativas fiscales correspondientes.
Por otra parte, en empresas con varios encargados de caja, el arqueo permite asignar responsabilidades claras y detectar fallos a tiempo, antes de que se conviertan en problemas mayores. Así, se fomenta una cultura de orden y responsabilidad en el manejo del efectivo.
Diferencias entre arqueo de caja y corte de caja
Aunque muchas veces se utilizan como sinónimos, el arqueo de caja y el corte de caja no son lo mismo. Ambos procesos están relacionados con el control del dinero, pero tienen diferencias clave en su propósito y ejecución.
El corte de caja es un registro de todas las operaciones realizadas durante un periodo, como ventas, ingresos y egresos. Es como un resumen diario que muestra cuánto dinero debería haber en la caja al final del día. En cambio, el arqueo de caja es la verificación física de ese dinero, es decir, comprobar si lo registrado coincide con lo que realmente hay en efectivo.
Otra diferencia importante es que el corte de caja suele ser realizado por el mismo encargado de la caja al finalizar su turno, mientras que el arqueo puede ser realizado por un supervisor, auditor o tercero, y de manera sorpresiva o programada. Por eso, el arqueo tiene un enfoque más de control y fiscalización, mientras que el corte es parte del flujo operativo diario.
¿Para qué sirve el arqueo de caja?
El arqueo de caja no es solo una tarea operativa, sino una herramienta estratégica que ayuda a mantener el control y la transparencia financiera en cualquier tipo de organización. Su propósito va mucho más allá de contar billetes: permite detectar errores, prevenir fraudes y garantizar que el dinero en efectivo coincida con los registros contables.
A continuación se detallan las principales funciones del arqueo de caja:
- Verificar la exactitud del dinero físico con los registros contables de ingresos y egresos.
- Detectar faltantes o sobrantes de dinero de forma oportuna para tomar medidas inmediatas.
- Prevenir errores humanos o manipulaciones indebidas en el manejo del efectivo.
- Fomentar la disciplina y la responsabilidad entre quienes gestionan dinero diariamente.
- Brindar evidencia documental útil para auditorías internas o externas.
- Apoyar en la toma de decisiones contables y financieras, al ofrecer datos precisos sobre el flujo de caja.
- Evitar conflictos entre empleados o departamentos, al dejar constancia clara de cada movimiento realizado.
En resumen, el arqueo de caja sirve como un escudo financiero que protege a la empresa contra pérdidas, desórdenes administrativos o problemas legales.
Ventajas de hacer un arqueo de caja regularmente
Realizar arqueos de caja de forma periódica, ya sea diaria, semanal o mensual, aporta múltiples beneficios que fortalecen el control interno y la organización financiera de cualquier negocio. Estos son algunos de los más relevantes:
- Mayor precisión contable: Se minimizan los errores en los registros y se mejora la calidad de la información financiera.
- Prevención de pérdidas económicas: Detectar diferencias a tiempo evita que se acumulen faltantes sin explicación.
- Control del flujo de efectivo: Permite conocer en todo momento cuánto dinero hay disponible y cómo se ha movido.
- Responsabilidad compartida: Establece un marco de seguimiento claro para los encargados de manejar dinero.
- Mejora en la toma de decisiones: Con datos reales y verificados, las decisiones financieras son más acertadas.
- Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de normas fiscales y contables requeridas por ley.
- Prevención de fraudes internos: Disuade malas prácticas al saber que hay revisiones constantes y documentadas.
Estas ventajas convierten al arqueo de caja en una práctica esencial para el buen funcionamiento financiero de cualquier organización, desde pequeños comercios hasta grandes empresas.
¿Quién debe realizar el arqueo de caja y con qué frecuencia?
El arqueo de caja debe ser realizado por una persona que no esté directamente involucrada con el manejo diario del dinero, preferiblemente un supervisor, auditor interno o responsable de finanzas. Esto garantiza imparcialidad y objetividad durante el proceso.
En algunos casos, el propio encargado de caja puede colaborar en el arqueo, pero siempre bajo supervisión directa para asegurar la transparencia. En empresas pequeñas, puede hacerlo el dueño o gerente, mientras que en organizaciones más grandes es común que haya un departamento específico para estas revisiones.
Respecto a la frecuencia, esta depende del tipo de negocio y del volumen de operaciones. Sin embargo, se recomienda:
- Diariamente, en negocios con alto movimiento de efectivo como tiendas, supermercados o estaciones de servicio.
- Semanalmente, en empresas con menor flujo de caja o con varios turnos de trabajo.
- Mensualmente, como mínimo, en organizaciones con ingresos más estructurados o uso reducido de efectivo.
En todos los casos, realizar arqueos sorpresa de forma aleatoria potencia aún más el control, ya que obliga a mantener el orden constantemente y reduce la posibilidad de fraudes o malas prácticas.
Tipos de arqueo de caja
El arqueo de caja puede adaptarse a distintas necesidades y contextos dentro de una empresa. Por eso, existen varios tipos de arqueo, cada uno con sus propias características y objetivos. Elegir el tipo adecuado permite mejorar el control del efectivo y detectar irregularidades de manera más eficiente.
A continuación se presentan los principales tipos de arqueo de caja que se aplican en la práctica contable y administrativa.
Arqueo de caja sorpresivo
El arqueo de caja sorpresivo es aquel que se realiza sin previo aviso al encargado de manejar el efectivo. Su objetivo principal es verificar que el dinero esté correctamente gestionado en cualquier momento, sin que haya tiempo para preparar o modificar los registros.
Este tipo de arqueo es muy útil para prevenir fraudes, ya que desalienta prácticas indebidas al saber que puede realizarse en cualquier momento. Además, ayuda a detectar errores o desordenes que podrían pasar desapercibidos en revisiones programadas.
Por lo general, lo realiza un supervisor, auditor interno o responsable financiero, y debe documentarse adecuadamente para que sus resultados tengan validez contable. Es una herramienta clave en empresas con alto manejo de efectivo, rotación de personal o antecedentes de irregularidades.
Arqueo de caja programado
A diferencia del arqueo sorpresivo, el arqueo de caja programado se realiza en fechas previamente establecidas y conocidas por el personal. Puede llevarse a cabo de forma diaria, semanal o mensual, según las políticas internas de la empresa y el volumen de operaciones.
Este tipo de arqueo permite planificar mejor los recursos y garantiza una verificación constante y ordenada del flujo de dinero. Aunque no tiene el factor sorpresa, sigue siendo útil para mantener la disciplina en el manejo del efectivo y corregir errores antes de que se acumulen.
Además, facilita la capacitación del personal, ya que los arqueos programados pueden servir como momentos de evaluación y mejora continua de los procedimientos contables. En negocios estructurados, suele incluirse como parte del cierre de jornada o cierre de mes.
Arqueo de caja parcial y total
El arqueo de caja parcial y el total se diferencian por el alcance del dinero y documentos que se revisan durante el proceso.
El arqueo parcial se enfoca en revisar solo una parte del dinero disponible, como una caja específica, un turno determinado o una sección del fondo fijo. Es útil cuando se quiere hacer un control rápido, específico o enfocado en ciertos responsables o situaciones.
En cambio, el arqueo total implica revisar todo el efectivo y documentos relacionados con la caja, incluyendo ingresos, egresos, vales, comprobantes y cualquier otro elemento que tenga impacto en el saldo final. Es más exhaustivo y suele realizarse en auditorías, cierres importantes o cuando se sospechan irregularidades.
Ambos tipos pueden combinarse con arqueos sorpresivos o programados, dependiendo del objetivo de la revisión. En cualquier caso, la elección entre parcial o total dependerá del nivel de control que se desee aplicar en cada momento.
Cómo hacer un arqueo de caja paso a paso
Realizar un arqueo de caja correctamente requiere más que contar billetes. Es un proceso estructurado que garantiza la transparencia y el orden financiero dentro del negocio. A continuación se explica cómo llevarlo a cabo de forma eficiente, desde los preparativos hasta la verificación final, para evitar errores y asegurar resultados confiables.
Requisitos previos y materiales necesarios
Antes de iniciar un arqueo de caja, es importante contar con ciertos elementos y condiciones que faciliten el proceso y aseguren su objetividad. La preparación adecuada es clave para obtener resultados precisos y útiles.
A continuación, una lista de los requisitos y materiales esenciales:
- Acceso a la caja física y documentos relacionados, como recibos, vales, facturas y comprobantes de pago.
- Registro actualizado de ingresos y egresos, ya sea en formato digital o físico.
- Calculadora o sistema contable, para realizar sumas y verificar saldos con exactitud.
- Planilla o formato de arqueo de caja, donde se anotarán todos los datos de forma organizada.
- Bolígrafo, hojas de respaldo y cinta adhesiva, para etiquetar montos o agrupar billetes si es necesario.
- Presencia de un supervisor o testigo, en caso de que el arqueo se realice a un tercero.
- Ambiente tranquilo y sin interrupciones, que permita concentrarse en los detalles del conteo.
Contar con estos elementos agiliza el proceso y garantiza que se realice con seriedad y profesionalismo.
Pasos para realizar un arqueo de caja correctamente
El arqueo de caja debe seguir un orden lógico para evitar confusiones y asegurar que el resultado final refleje la realidad del efectivo disponible. A continuación se describen los pasos esenciales para llevarlo a cabo de manera correcta.
Registro de ingresos y egresos
El primer paso consiste en revisar todos los ingresos y egresos registrados en el periodo que se va a evaluar. Esto incluye ventas, pagos, devoluciones, gastos menores, vales o retiros autorizados.
Es importante verificar que cada movimiento esté respaldado con un comprobante válido, ya sea físico o digital. Si hay montos sin documentación, deben anotarse por separado para su revisión posterior.
Este registro sirve como base para calcular el saldo teórico que debería haber en la caja al momento del arqueo.
Cuadre de caja y detección de faltantes o sobrantes
Una vez revisados los movimientos, se procede a contar el dinero en efectivo, monedas, cheques, vales y otros documentos que representen valores. Luego se compara el total físico con el saldo contable.
Si ambos montos coinciden, se dice que la caja está “cuadrada”. Pero si hay diferencias, es necesario identificar si se trata de un faltante o un sobrante, y buscar su causa.
En caso de diferencias, se recomienda dejar constancia escrita del monto y, si es posible, su justificación. Esto ayuda a mejorar los procesos y evitar errores futuros.
Errores comunes al hacer un arqueo de caja
Aunque el arqueo de caja parece un proceso sencillo, existen errores frecuentes que pueden comprometer su precisión. A continuación se destacan los más comunes, que deben evitarse siempre que sea posible:
- No contar con todos los comprobantes: Esto impide verificar la validez de los movimientos registrados.
- Hacer el arqueo con prisa o distracciones: El conteo debe hacerse con calma y atención para no cometer errores.
- Omitir monedas o pequeños valores: Cada centavo cuenta, y dejar fuera montos pequeños puede afectar el cuadre final.
- No anotar observaciones importantes: Si se detectan irregularidades, deben documentarse con claridad.
- Manipular la caja durante el arqueo: Debe evitarse cualquier ingreso o salida de dinero mientras se realiza el proceso.
- No firmar ni guardar el formato de arqueo: Esto le resta valor legal y contable al procedimiento.
- Hacerlo siempre a la misma hora o forma: Cambiar la dinámica del arqueo mejora su efectividad como herramienta de control.
Evitar estos errores garantiza un arqueo de caja más confiable, útil y profesional, lo que se traduce en una mejor gestión financiera y mayor tranquilidad para todos los involucrados.
Formato y modelo de arqueo de caja
Contar con un formato adecuado para realizar el arqueo de caja es esencial para documentar correctamente el proceso y dejar evidencia clara de los movimientos revisados. Este documento permite registrar de forma ordenada los ingresos, egresos, saldos y diferencias encontradas, facilitando su revisión y archivo contable.
El formato puede variar según el tipo de empresa o el sistema de control utilizado, pero en general debe incluir los elementos básicos para reflejar la realidad del efectivo manejado. A continuación se presentan un ejemplo práctico, la explicación de cómo llenarlo y una plantilla descargable en Excel.
Ejemplo de formato de arqueo de caja
A continuación se muestra un ejemplo de cómo se estructura un formato simple pero funcional de arqueo de caja que puede usarse en cualquier tipo de negocio:
| Fecha del arqueo | Responsable de caja | Responsable del arqueo |
|---|---|---|
| 08/05/2025 | Laura Gómez | Carlos Pérez |
| Concepto | Monto registrado | Monto contado | Diferencia | Observaciones |
|---|---|---|---|---|
| Efectivo en billetes | $1,200.00 | $1,200.00 | $0.00 | Cuadre correcto |
| Monedas | $50.00 | $48.00 | -$2.00 | Faltante por revisar |
| Vales entregados | $100.00 | $100.00 | $0.00 | |
| Cheques en caja | $300.00 | $300.00 | $0.00 | |
| Total | $1,650.00 | $1,648.00 | -$2.00 | Diferencia menor detectada |
| Firma responsable de caja | Firma supervisor |
|---|---|
| Laura Gómez | Carlos Pérez |
Este formato permite comparar cada categoría de dinero registrado con lo que realmente hay en caja, dejando constancia de cualquier diferencia y quién estuvo presente durante el proceso.
¿Cómo llenar un formato de arqueo de caja?
Para llenar correctamente un formato de arqueo de caja, se deben seguir algunos pasos clave que aseguran la precisión y utilidad del documento. No se trata solo de anotar cifras, sino de reflejar lo que realmente ocurre en la caja.
Pasos para completarlo correctamente:
- Registrar la fecha, nombre del responsable de caja y del supervisor o auditor que realiza el arqueo.
- Anotar cada categoría de valores: billetes, monedas, vales, cheques u otros medios de pago.
- En cada fila, colocar el monto que debería haber según el sistema o los registros contables.
- Luego, contar el dinero físico y anotar el monto real contado en cada categoría.
- Calcular las diferencias entre lo registrado y lo contado. Si hay diferencias, deben explicarse en la columna de observaciones.
- Al finalizar, sumar los totales y verificar si la caja cuadra o no.
- Finalmente, deben firmar tanto el responsable de caja como quien realiza el arqueo, para validar el documento.
Llenar este formato correctamente reduce errores, protege al personal y permite mantener una trazabilidad clara de los fondos manejados.
Ejercicios y casos prácticos de arqueo de caja
Para dominar el arqueo de caja no basta con conocer la teoría. Es necesario poner en práctica los conceptos aprendidos a través de ejercicios y ejemplos reales. Esto permite comprender cómo se aplican los pasos del arqueo en situaciones concretas y detectar errores comunes que pueden surgir en el día a día.
A continuación se presentan ejercicios resueltos y ejemplos reales que ayudarán a reforzar el conocimiento y mejorar la capacidad de análisis financiero de estudiantes, emprendedores y trabajadores del área contable.
Ejercicios resueltos de arqueo de caja
Ejercicio 1: Diferencia por mal registro
Una tienda de abarrotes registra los siguientes movimientos al final del día:
- Ventas en efectivo: $2,000.00
- Gastos menores (agua y café): $150.00
- Fondo inicial de caja: $300.00
El encargado cuenta el dinero en caja y encuentra:
- Efectivo: $2,100.00
- Monedas: $30.00
Solución:
- Total en caja según registros:
$300 (fondo inicial) + $2,000 (ventas) – $150 (egresos) = $2,150.00 - Total contado:
$2,100 + $30 = $2,130.00 - Diferencia:
$2,150.00 – $2,130.00 = -$20.00 (faltante)
Análisis:
Existe un faltante de $20.00. Puede deberse a un error en el registro de egresos, entrega incorrecta de cambio o mal conteo. Se debe revisar cada recibo y comprobar si hubo alguna salida no documentada.
Ejercicio 2: Sobrante no justificado
En una oficina se realiza un arqueo de caja con estos datos:
- Fondo de caja fijo: $500.00
- Ingresos del día: $1,500.00
- Salidas autorizadas: $200.00
- Total contado: $1,900.00
Solución:
- Total según registro:
$500 + $1,500 – $200 = $1,800.00 - Total contado:
$1,900.00 - Diferencia:
$1,900.00 – $1,800.00 = +$100.00 (sobrante)
Análisis:
Hay un sobrante de $100.00. Esto puede deberse a un ingreso no registrado, como la devolución de un vale o pago duplicado. Se debe investigar su origen y, si no se encuentra explicación, reportarlo como ingreso extraordinario.
Ejercicio 3: Arqueo parcial por turno
En una farmacia se hace arqueo al turno de la mañana. Datos:
- Fondo inicial: $200.00
- Ventas registradas: $800.00
- Egresos (compra de sobres y cambio): $50.00
- Total contado: $950.00
Solución:
- Total estimado:
$200 + $800 – $50 = $950.00 - Total contado:
$950.00 - Diferencia:
$0.00 (cuadre perfecto)
Análisis:
La caja está correctamente cuadrada. Esto indica un buen manejo de los ingresos y egresos durante el turno.
Ejemplos de arqueo de caja en situaciones reales
Ejemplo 1: Negocio con varios turnos
En un restaurante con tres turnos diarios, cada cajero realiza un corte al final de su jornada. A la semana, el supervisor realiza arqueos sorpresivos a diferentes turnos. En uno de ellos, se detecta un faltante de $45.00. Al revisar, se descubre que un pedido fue anulado en sistema pero no registrado manualmente como devolución, generando la diferencia.
Lección:
Es importante que todas las anulaciones o devoluciones queden registradas también en el arqueo para evitar confusiones.
Ejemplo 2: Arqueo total en cierre mensual
Una empresa de servicios realiza un arqueo total a fin de mes. Se revisan todas las cajas chicas, vales entregados, recibos de compras menores y el efectivo en caja general. En el proceso, se descubren varios vales sin firma ni justificación. Se realiza un ajuste contable y se modifica el procedimiento para que ningún vale sea válido sin firma responsable.
Lección:
El arqueo total ayuda a detectar fallos en los procesos administrativos que no siempre se notan en arqueos diarios.
Ejemplo 3: Arqueo digital con sistema POS
Una tienda de ropa usa un sistema POS que registra automáticamente las ventas. Al hacer arqueo, se detecta que el efectivo no coincide con el sistema. Se descubre que un empleado hizo dos ventas por transferencia pero las registró como pagos en efectivo. Se ajusta el procedimiento de registro y se capacita al personal.
Lección:
Aunque se usen sistemas digitales, el arqueo físico sigue siendo esencial para validar los datos registrados.
Estos ejercicios y casos prácticos demuestran que el arqueo de caja es una herramienta valiosa para mantener el orden financiero, detectar errores, y reforzar las buenas prácticas en el manejo del dinero.
Preguntas frecuentes
A continuación se responden algunas de las dudas más comunes relacionadas con el arqueo de caja. Estas preguntas abordan aspectos prácticos y específicos que no se han tratado en las secciones anteriores, pero que también resultan clave para su correcta aplicación.
¿El arqueo de caja es obligatorio para todas las empresas?
No es obligatorio por ley en todos los casos, pero es altamente recomendable como parte del control interno. En empresas que manejan efectivo, especialmente en comercios, restaurantes o negocios con alta rotación de dinero, el arqueo de caja se vuelve esencial para detectar irregularidades, proteger activos y cumplir con prácticas contables responsables.
¿Qué hacer si hay diferencias en el arqueo de caja?
Cuando se presentan diferencias en el arqueo de caja, lo primero es verificar nuevamente el conteo y los registros. Si la diferencia persiste, debe documentarse con claridad y buscar una explicación lógica, como errores en el registro o vales omitidos. Si no se encuentra justificación, se debe reportar y tomar medidas correctivas.
¿Cómo registrar el arqueo de caja en la contabilidad?
El arqueo de caja no se registra como una transacción contable en sí, pero sí debe documentarse en un formato que respalde los saldos de caja. Si hay diferencias, estas sí generan asientos contables: los sobrantes se registran como ingresos extraordinarios y los faltantes como pérdidas, asociadas a la cuenta de caja o personal responsable.
¿Se puede hacer un arqueo de caja con sistemas automatizados?
Sí, muchos negocios utilizan sistemas de punto de venta (POS) que facilitan el registro automatizado de ingresos y egresos. Sin embargo, el arqueo físico sigue siendo necesario para confirmar que el dinero real coincida con lo registrado en el sistema. Ambos procesos deben complementarse para mayor precisión.
¿Qué pasa si un empleado se niega a firmar el arqueo de caja?
Si un empleado se niega a firmar el arqueo, es importante dejar constancia por escrito en el mismo formato. Se debe incluir una nota que explique la negativa y, si es posible, contar con la firma de un testigo que certifique lo ocurrido. Esto protege a la empresa frente a futuras reclamaciones.
¿Cuál es la diferencia entre arqueo de caja y conciliación bancaria?
El arqueo de caja se realiza sobre dinero en efectivo que está físicamente disponible en la caja de un negocio. En cambio, la conciliación bancaria compara los movimientos registrados en la contabilidad con los del estado de cuenta bancario. Ambos procesos son importantes, pero se aplican a fondos diferentes.
¿Se puede delegar el arqueo de caja a una persona externa?
Sí, muchas empresas contratan auditores externos o consultores contables para realizar arqueos de caja de forma imparcial. Esto es especialmente útil en empresas familiares o pequeños negocios donde no hay separación clara de funciones. Una persona externa garantiza objetividad y puede ofrecer recomendaciones para mejorar el control del efectivo.
¿Cuánto tiempo debe guardarse un formato de arqueo de caja?
Lo recomendable es conservar los formatos de arqueo al menos durante cinco años, ya que pueden ser requeridos durante auditorías internas, revisiones fiscales o conflictos laborales. Guardarlos en formato físico o digital ayuda a mantener un historial ordenado y respaldar legalmente cualquier diferencia detectada en el pasado.
¿Es posible hacer arqueo de caja en una moneda extranjera?
Sí, si el negocio maneja varias monedas, el arqueo debe realizarse por separado para cada una. Es importante registrar claramente el tipo de moneda, su valor en la caja y, si es necesario, aplicar el tipo de cambio vigente para convertirlo a la moneda local al momento de hacer reportes contables.
¿Cómo capacitar al personal en arqueo de caja?
La mejor forma de capacitar al personal es mediante ejercicios prácticos, simulaciones reales y formatos simples. Es clave enseñar la importancia del proceso, los pasos a seguir, cómo identificar errores comunes y cómo documentar los resultados. La capacitación constante mejora el control interno y reduce los riesgos financieros.
Conclusión
El arqueo de caja es mucho más que un simple conteo de dinero. Es una herramienta fundamental para garantizar la transparencia financiera y fortalecer el control interno en cualquier organización. A lo largo del artículo se ha explicado qué es, para qué sirve, cómo se realiza correctamente y qué errores deben evitarse. También se compartieron formatos, ejemplos reales y ejercicios prácticos que permiten aplicar este conocimiento de forma inmediata.
Implementar arqueos de caja de manera regular no solo ayuda a evitar pérdidas, sino que también genera confianza entre los empleados, mejora la toma de decisiones y facilita el cumplimiento contable. Si se desea profundizar aún más en temas clave como este, en nuestro sitio de contabilidad y finanzas se pueden encontrar más recursos diseñados para estudiantes, emprendedores y profesionales del área.
En definitiva, dominar el arqueo de caja es un paso esencial para llevar un negocio ordenado, rentable y preparado para crecer con bases sólidas.
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