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Contabilidad en bares y restaurantes: La guía esencial

contabilidad de bares y restaurantes

La contabilidad es un aspecto fundamental para el éxito de cualquier negocio. Sin embargo, llevar la contabilidad de un bar o restaurante puede resultar complejo para quienes no están familiarizados con este tipo de tareas.

contabilidad de bares y restaurantes

¿Qué es la contabilidad de bares y restaurantes?

La contabilidad para bares y restaurantes consiste en registrar de forma ordenada todos los ingresos y gastos del negocio de hostelería. De esta forma, los propietarios podrán llevar un control económico del local que les permita tomar decisiones empresariales basadas en datos reales.

Algunas de las principales características de la contabilidad para este sector son:

  • Registro diario de cobros y pagos: es importante anotar todos los movimientos de efectivo o tarjeta de cada día para llevar un seguimiento exacto.
  • Cuentas específicas: se suelen utilizar cuentas dedicadas a áreas como cocina, barra, comedor, que permiten analizar la rentabilidad por secciones.
  • Cálculo de costes: gracias a los registros contables es posible conocer con precisión los costes fijos y variables de cada producto o servicio.
  • Declaraciones fiscales: la contabilidad ordenada facilita enormemente la presentación periódica de impuestos como el IVA.
  • Análisis de rentabilidad: con la información recopilada, los hosteleros pueden revisar qué productos, menús o zonas son más rentables.

¿Cuáles son los fundamentos contables para los restaurantes y bares?

Los fundamentos contables más importantes para este sector son:

  • Registro diario de ingresos: es fundamental anotar los cobros de cada día detallando los productos vendidos, ya sean bebidas o comidas.
  • Control de existencias: se debe llevar un registro actualizado de los suministros en almacén, para realizar pedidos a proveedores de forma eficiente.
  • Facturación a proveedores: todas las compras deben quedar registradas contablemente con los tickets o facturas correspondientes.
  • Nóminas del personal: la legislación laboral requiere llevar al día los salarios, cotizaciones y otros conceptos relacionados con los trabajadores.
  • Amortizaciones y provisiones: bienes de equipo y mobiliario del local están sujetos a amortizaciones fiscales.

Diferencia de la contabilidad para bares y restaurantes

La principal diferencia radica en que los restaurantes suelen tener una estructura de costes más compleja, con varios centros de coste como cocina, comedor, etc. Además, la gestión de alimentos perecederos requiere de un mayor control de existencias.

Por otro lado, la contabilidad en bares se centra sobre todo en el registro diario de ventas de bebidas, siendo los costes más sencillos de gestionar al no haber procesos de elaboración de comidas. No obstante, ambos casos comparten la mayoría de fundamentos y principios contables básicos.

Importancia de la contabilidad para bares y restaurantes

Llevar al día la contabilidad es crucial para el éxito de cualquier negocio de hostelería. Algunas razones clave son:

  • Ayuda a conocer la situación financiera real del negocio en todo momento a través de balances periódicos.
  • Permite tomar mejores decisiones empresariales al disponer de datos reales sobre qué productos, menús o zonas son más rentables.
  • Facilita la detección temprana de posibles problemas, como stock excedentario, costes excesivos o bajos márgenes de beneficio.
  • Asegura el cumplimiento fiscal mediante la emisión correcta de facturas a clientes y el pago puntual de impuestos como el IVA.
  • Proporciona informes contables fiables que pueden ser útiles para solicitar créditos bancarios u otros recursos.
  • Simplifica la transmisión del negocio en caso de jubilación o venta, al quedar toda la información económica organizada.

¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad en un bar y restaurant?

Los objetivos principales de la contabilidad aplicada a bares y restaurantes son:

  • Llevar un registro ordenado de todos los ingresos y gastos generados.
  • Elaborar balances periódicos que muestren la situación financiera real del negocio.
  • Calcular costes reales de productos, menús y procesos para optimizar la rentabilidad.
  • Cumplir con las obligaciones fiscales presentando declaraciones con la información contable requerida.
  • Tomar mejores decisiones empresariales gracias a los datos y análisis que proporciona la contabilidad.
  • Facilitar la transmisión del negocio en el futuro con toda la documentación económica organizada.

¿Cómo administrar las finanzas de los bares y restaurantes?

Existen algunas claves para administrar con éxito las finanzas de un bar o restaurante:

  • Elaborar un presupuesto previo de ingresos y gastos esperados que sirva de hoja de ruta.
  • Llevar al día la contabilidad diaria de cobros y pagos para controlar la tesorería.
  • Hacer pedidos a proveedores en función de las existencias reales y las ventas habituales.
  • Calcular y revisar periódicamente los márgenes de beneficio por producto.
  • Analizar la rentabilidad por zonas del local, horas punta y tipo de clientes.
  • Controlar gastos fijos para optimizarlos sin afectar a la calidad del servicio.
  • Tener métodos de pago diversos para facilitar las compras de los clientes.
  • Gestionar adecuadamente el stock de productos perecederos para evitar pérdidas.

¿Cómo llevar las cuentas de tu negocio en el bar o restaurante?

El plan de cuentas más utilizado en hostelería es el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas. Este establece cuentas específicas para el sector como «Compras», «Coste de Ventas», «Gastos de Personal», «Gastos de Explotación», etc.

Algunas de las cuentas principales son:

  • 606 «Existencias». Para llevar el control del stock.
  • 707 «Clientes por Ventas». Para registrar cobros pendientes.
  • 400 «Acreedores Comerciales». Para proveedores y facturas por pagar.
  • 601 «Compras». Para registrar adquisiciones de mercancías.

De esta forma se pueden clasificar e identificar fácilmente todos los movimientos económicos del estos tipos de negocio.

Consejos prácticos para llevar la contabilidad de tu restaurante

  • Usa una aplicación contable específica para hostelería que facilite el registro diario.
  • Haz un inventario inicial detallado de existencias, mobiliario y equipamiento.
  • Divide la contabilidad en centros de coste (cocina, comedor, barra) para analizar rentabilidades.
  • Anota a diario todos los cobros y pagos con los tickets o facturas correspondientes.
  • Calcula y revisa periódicamente los costes reales de los platos y bebidas que vendes.
  • Lleva al día las nóminas del personal y cumple tus obligaciones fiscales y laborales.
  • Haz balances mensuales que te permitan conocer la situación financiera real.
  • Almacena de forma ordenada toda la documentación contable y fiscal del negocio.

Herramientas imprescindibles para un control económico efectivo

  • Software contable específico para hostelería que facilite la gestión diaria y los análisis.
  • Terminal de cobro con datáfono para diferentes métodos de pago como tarjetas.
  • Caja registradora que emita tickets detallados de cada venta para llevar el control.
  • Balanza electrónica precisa para pesar alimentos y calcular costes reales.
  • Tablet en sala para que los camareros puedan tomar pedidos y pagos desde las mesas.
  • Cámara frigorífica con registro de temperatura para controlar la cadena de frío.
  • Conexión a internet para realizar trámites bancarios y fiscales de forma telemática.

Trucos de la contabilidad para pequeños restaurantes

  • Anota los cobros diarios detallando productos vendidos para llevar el control de ventas.
  • Haz inventarios periódicos de existencias en almacén para evitar roturas de stock.
  • Calcula costes reales de platos y bebidas para fijar precios que cubran gastos e ingresos.
  • Divide la contabilidad en centros de coste como cocina o comedor para analizar rentabilidades.
  • Usa aplicaciones móviles para que los camareros tomen pedidos y pagos desde las mesas.
  • Almacena de forma ordenada los tickets de compra y facturas para cumplir tus obligaciones fiscales.

¿Es necesario contratar un contador para llevar una contabilidad de bares y restaurantes?

No es estrictamente necesario contratar un contador externo si se cuenta con el software y conocimientos contables adecuados. No obstante, para negocios con mayor volumen de facturación sí puede resultar recomendable por varias razones:

  • Se evitan posibles errores u omisiones al estar todo el proceso en manos de un profesional.
  • Se ahorra tiempo que puede dedicarse a otras tareas del negocio en lugar de a la contabilidad.
  • Se cuenta con asesoramiento fiscal especializado para cumplir todas las obligaciones.
  • Se facilita la presentación de declaraciones ante Hacienda y otros trámites burocráticos.
  • Puede resultar más económico a largo plazo que contratar personal específico para contabilidad.

Desafíos que se enfrenta la contabilidad en bares y restaurantes

Algunos de los principales retos a los que se enfrenta la contabilidad en este sector son:

  • Registro diario de múltiples operaciones en efectivo que requieren orden y detalle.
  • Control de existencias de productos perecederos con fechas de caducidad cortas.
  • Cálculo preciso de costes reales que varían según la temporada y proveedores.
  • Adaptación a cambios normativos en materia fiscal o laboral con poco margen.
  • Dificultad para establecer precios equilibrados que cubran todos los gastos.
  • Fluctuaciones significativas de ingresos dependiendo de la afluencia de clientes.

Conclusión

Llevar una contabilidad ordenada es fundamental para el éxito de cualquier negocio de hostelería a largo plazo. Permitirá conocer en todo momento la situación financiera real del establecimiento y tomar mejores decisiones empresariales basadas en datos objetivos.

Aunque requiere esfuerzo, especialmente para bares y restaurantes con un alto volumen de operaciones diarias, contar con herramientas informáticas específicas y aplicar buenas prácticas contables simplifica en gran medida la gestión económica.

Gracias a un control financiero efectivo es posible optimizar costes, analizar la rentabilidad por secciones y detectar posibles problemas de forma temprana. Asimismo, se cumplen todas las obligaciones fiscales y se facilita la transmisión del negocio si llegado el momento se desea venderlo.

En resumen, la contabilidad es un pilar fundamental para la viabilidad del negocio de un bar y/o restaurante.

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