Las existencias en contabilidad son los bienes y materiales que una empresa posee para vender o transformar en su producción. Son parte del activo corriente y reflejan el valor económico disponible para generar ingresos en el corto plazo.
¿Qué son las existencias en contabilidad?
En el campo contable, las existencias representan un componente fundamental del activo corriente. Son bienes adquiridos o elaborados por la empresa con la finalidad de ser vendidos, consumidos en el proceso de producción o utilizados en el ciclo normal de operaciones. Esta categoría abarca insumos, productos en proceso y mercancías terminadas.
El adecuado registro y control de las existencias permite a la empresa conocer en todo momento el valor real disponible para transformar o comercializar. La configuración de las existencias, junto con las normas que rigen su valoración, incide directamente en la imagen financiera y la gestión operativa. Por ello, su análisis resulta esencial para la interpretación precisa del balance y la optimización de recursos.
Diferencia entre existencias y inventarios
A menudo se emplean los términos «existencias» e «inventarios» como sinónimos, pero en la práctica contable existen diferencias significativas en cuanto a enfoque y uso. Mientras que el inventario se refiere al procedimiento de verificación física o documentación de los bienes, las existencias delimitan los elementos patrimoniales que figuran en la contabilidad.
Las existencias agrupan activos dispuestos para su venta o transformación, mientras que el inventario implica el proceso para su conteo, valoración y control. Ambos conceptos se complementan y forman la base para la toma de decisiones empresariales y la correcta presentación de estados financieros.
| Concepto | Existencias | Inventario |
|---|---|---|
| Definición | Bienes adquiridos o producidos para la venta o transformación. | Proceso de verificación y registro físico o documental de bienes. |
| Finalidad | Contable y financiera. | Control y administración. |
| Enfoque | Valoración económica. | Cantidad física y localización. |
| Registro | Activo corriente en la contabilidad. | Herramienta de gestión operativa. |
| Periodicidad | Constante, según operaciones. | Periódica, según política de la empresa. |
Importancia de las existencias en la gestión empresarial
El papel de las existencias en la gestión empresarial trasciende la simple acumulación de mercancías; son elementos que condicionan la liquidez, la capacidad de respuesta y la eficiencia operativa. Una empresa que gestiona correctamente sus existencias es capaz de satisfacer la demanda del mercado y afrontar imprevistos sin incurrir en sobrecostes o pérdidas derivadas de excesos o faltantes.
La administración eficiente de existencias permite equilibrar las necesidades del negocio, evitando tanto la obsolescencia como la falta de productos clave. Como destaca el siguiente pensamiento,
“El control inteligente de las existencias marca la diferencia entre una empresa que simplemente sobrevive y una que lidera su sector”.
Clasificación de las existencias
La clasificación de las existencias es crucial para su registro y gestión, ya que cada tipo responde a funciones específicas dentro de la operativa empresarial. A continuación, se detallan los principales grupos reconocidos en la contabilidad:
- Mercaderías: Bienes adquiridos para su venta sin transformación.
- Materias primas: Elementos básicos destinados a ser transformados durante el proceso productivo.
- Productos en curso o en proceso: Artículos parcialmente elaborados que aún no son aptos para la venta.
- Productos terminados: Bienes completamente fabricados, listos para su comercialización.
- Subproductos, residuos y materiales recuperados: Elementos secundarios resultantes del proceso productivo, susceptibles de venta o reutilización.
Mercaderías
Las mercaderías comprenden aquellos bienes que una empresa adquiere con la finalidad principal de ser vendidos en el curso ordinario de sus operaciones, sin ninguna transformación significativa. Constituyen el núcleo del negocio en empresas comerciales minoristas y mayoristas, donde la actividad gira en torno a la compra y reventa de productos terminados.
Para el adecuado control de mercaderías, es indispensable llevar un registro actualizado de las entradas y salidas, valorando cada operación de acuerdo con las normativas vigentes. La correcta clasificación de mercaderías impacta tanto en la presentación del balance como en la determinación del costo de ventas, lo que repercute en la rentabilidad de la empresa.
Materias primas
Las materias primas representan los elementos básicos, materiales y suministros adquiridos por la empresa para ser incorporados y transformados mediante procesos productivos. Este tipo de existencias es característico de industrias manufactureras y empresas que fabrican bienes a partir de insumos diversos.
El registro riguroso de las materias primas resulta esencial para valorar de manera precisa el coste de producción y asegurar el cumplimiento de estándares de calidad. Las variaciones en los precios de compra y la gestión eficiente del stock de materias primas inciden directamente en la competitividad y la sostenibilidad financiera del negocio.
Productos en curso o en proceso
Los productos en curso o en proceso son bienes que se encuentran en fase intermedia del proceso de fabricación. Poseen un valor parcial porque han sido sometidos a ciertas operaciones, pero aún requieren actividades adicionales para alcanzar el estado de producto terminado.
La valoración y control de estos productos permite a la empresa conocer el avance real de la producción y calcular los costes correctamente asociados a cada etapa de fabricación. Gestionar eficazmente los productos en curso es clave para evitar cuellos de botella y optimizar los recursos disponibles.
Productos terminados
Los productos terminados agrupan aquellos bienes que, tras completar todas las etapas de producción, están listos para ser comercializados. Representan el resultado final del ciclo de fabricación y se consideran altamente líquidos, al estar disponibles para su venta inmediata.
La adecuada valoración y presentación de los productos terminados en la contabilidad garantiza una imagen fiel del patrimonio y facilita el análisis del margen de contribución. Su correcta gestión permite implementar estrategias comerciales adaptadas a las necesidades del mercado y proyectar la productividad empresarial.
Subproductos, residuos y materiales recuperados
En muchos procesos productivos, además del producto principal, se generan elementos secundarios denominados subproductos, residuos y materiales recuperados. Estos componentes, aunque no constituyen el objetivo inicial de la fabricación, pueden tener un valor económico relevante y brindar oportunidades de negocio o ahorro.
| Tipo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Subproducto | Producto secundario con valor comercial, generado simultáneamente con el producto principal. | Aceites obtenidos en la fabricación de harina. |
| Residuo | Material descartado sin valor significativo, pero susceptible de reutilización o reciclaje. | Virutas de madera en carpintería. |
| Material recuperado | Bien obtenido del reciclaje o reutilización de residuos del proceso productivo. | Papel reciclado a partir de restos de oficina. |
La correcta clasificación y gestión de estos elementos permite optimizar costes, incrementar ingresos y mejorar la sostenibilidad medioambiental del negocio.
Normativa contable aplicable a las existencias
La normativa contable define cómo deben valorarse, registrarse y presentarse las existencias en los estados financieros. Esta normativa varía según el país y el tipo de empresa, pero generalmente se fundamenta en principios de fiabilidad y representatividad.
Cumplir con los marcos legales y técnicos garantiza que los usuarios de la información financiera tomen decisiones adecuadas, además de facilitar la auditoría y comparación entre empresas.
Existencias según el Plan General de Contabilidad (PGC)
En España, el Plan General de Contabilidad (PGC) establece los criterios específicos para el registro y valoración de las existencias. El PGC distingue entre diferentes tipos, asignando cuentas contables precisas para cada grupo: mercaderías, materias primas, productos en curso, productos terminados y subproductos.
Se exige que las existencias se valoren inicialmente por el precio de adquisición o coste de producción, y posteriormente por el menor valor entre éste y el valor neto realizable. El PGC ofrece pautas sobre amortización, deterioros y ajustes de valor al cierre del ejercicio.
Existencias bajo Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS)
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF, también conocidas como IFRS) regulan a nivel global la presentación y medición de las existencias. La Norma NIC 2 establece que las existencias deben valorarse por el menor valor entre el coste y el valor neto realizable, definiendo con precisión los métodos permitidos para su cálculo.
Estas normas prohíben el uso del método LIFO y permiten métodos como FIFO y promedio ponderado. Asimismo, exigen revelaciones específicas sobre políticas de valoración y cualquier ajuste relevante en los estados financieros.
Principio del coste histórico y valor neto realizable
El principio del coste histórico implica que las existencias deben registrarse contablemente por el precio realmente pagado o el coste incurrido para su producción. Sin embargo, situaciones como la obsolescencia o la caída de precios pueden hacer que el valor de mercado sea inferior al coste original.
En tales casos, las normas contables establecen que se debe registrar la pérdida, valorando las existencias por el valor neto realizable, que es el importe que se espera obtener de su venta, descontando los gastos necesarios para finalizarla y venderla. Esta práctica evita la sobrevaloración y asegura la representación fiel del patrimonio empresarial.
Métodos de valoración de existencias
La valoración de existencias determina el coste asignado a los bienes vendidos y al stock final. A continuación, se presentan los principales métodos utilizados internacionalmente:
- A. Método FIFO (First In, First Out): Se asume que las primeras existencias en entrar son las primeras en salir, valorando el inventario final con las compras más recientes.
- B. Método LIFO (Last In, First Out): Las últimas existencias adquiridas son las primeras que se venden, valorando el stock final con las compras más antiguas.
- C. Método PMP (Precio Medio Ponderado): Se calcula un promedio entre el coste de las existencias disponibles, asignando el mismo coste a todas las unidades indistintamente.
Método FIFO (First In, First Out)
El método FIFO asigna a las existencias vendidas el coste de las primeras unidades adquiridas o fabricadas. El inventario final se valora con los precios de adquisición más recientes, reflejando un coste más cercano a las condiciones actuales del mercado.
Este método es ampliamente aceptado, ya que en escenarios económicos con inflación, el coste de ventas tiende a ser inferior y el beneficio contable mayor. El método facilita la gestión de productos perecederos y mejora la rotación de existencias.
Método LIFO (Last In, First Out)
El método LIFO supone que las últimas existencias adquiridas son las primeras en venderse, dejando en el inventario final los bienes más antiguos. Es utilizado principalmente para minimizar el impacto fiscal en países donde se permite, ya que con inflación, eleva el coste de ventas y reduce el beneficio fiscal.
Sin embargo, el método LIFO está prohibido por las Normas Internacionales de Información Financiera. Su aplicación suele limitarse a países con normativas fiscales o contables específicas que lo autorizan.
Método PMP (Precio Medio Ponderado)
El método de Precio Medio Ponderado calcula un promedio entre el coste de todas las existencias disponibles para la venta. Cada vez que se realiza una compra, se suma el coste y las unidades adquiridas, dividiéndose entre el total de unidades para obtener el nuevo precio medio.
Este método suaviza las fluctuaciones de precios y es adecuado en sectores con grandes volúmenes de mercancía indistinguible, ofreciendo una valoración homogénea y sencilla de administrar.
Comparación entre métodos y su impacto en los estados financieros
| Método | Coste de ventas | Valor inventario final | Utilidad neta (con inflación) | Recomendado para |
|---|---|---|---|---|
| FIFO | Menor | Mayor | Más alta | Empresas con rotación rápida, productos perecederos |
| LIFO | Mayor | Menor | Más baja | Países que permiten su uso, entornos de elevada inflación |
| PMP | Intermedio | Intermedio | Intermedia | Artículos homogéneos, flujo continuo de mercancía |
La elección del método de valoración afecta directamente la rentabilidad declarada, el valor de las existencias en balance y los impuestos a pagar. Cada empresa debe seleccionar el método que más se adapte a sus características y regulaciones aplicables.
Asientos contables de las existencias
Los asientos contables son registros imprescindibles para reflejar correctamente las existencias en los libros de la empresa. Permiten conocer tanto las entradas como las salidas de inventario, así como los ajustes periódicos que garantizan la fidelidad contable.
El adecuado manejo de los asientos asegura la integridad de la información financiera y facilita el cumplimiento de la normativa vigente. A continuación se desarrollan los casos principales:
Registro inicial de las existencias
El registro inicial refleja la entrada de existencias en el patrimonio, ya sea por compra o fabricación propia. El asiento contable debe contabilizar tanto el valor de las existencias recibidas como la obligación de pago contraída, ya sea a proveedores o en efectivo.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600. Compras de mercaderías | 5.000 | |
| 400. Proveedores | 5.000 |
En este caso, se carga la cuenta de compras y se abona a proveedores, reflejando la deuda pendiente. Este asiento asegura la correspondencia entre el aumento de existencias y las obligaciones asumidas.
Variación de existencias al cierre del ejercicio
Al final del ejercicio contable, es necesario ajustar el valor de las existencias para reflejar fielmente los bienes realmente disponibles. Este proceso puede implicar aumentos o disminuciones, dependiendo del saldo inicial y final de los inventarios.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 610. Variación de existencias | 1.000 | |
| 300. Existencias iniciales de mercaderías | 1.000 |
En este ejemplo, se refleja una disminución de existencias iniciales, trasladándose la variación al resultado del ejercicio. Si la variación fuese positiva, las cuentas Debe y Haber se invertirían.
Ejemplos prácticos de asientos contables
- Compra de materias primas:
Cuenta Debe Haber 601. Compras de materias primas 2.500 400. Proveedores 2.500 - Consumo de materias primas en producción:
Cuenta Debe Haber 600. Consumo de materiales directos 1.200 310. Materias primas 1.200 - Venta de productos terminados:
Cuenta Debe Haber 700. Ventas de productos terminados 4.000 430. Clientes 4.000
Estos ejemplos muestran cómo las operaciones frecuentes se traducen en asientos contables totalmente equilibrados conforme al principio de partida doble.
Control y gestión de las existencias en la empresa
El éxito de una empresa depende en gran medida de su capacidad para gestionar y controlar eficientemente sus existencias. Un buen control permite evitar pérdidas, liberar capital y asegurar la continuidad operativa en todo momento.
Implementar herramientas de control automatizadas y definir políticas claras de inventario es esencial para anticipar problemas y aprovechar oportunidades de negocio. La conexión entre los departamentos de producción, compras y ventas es vital para la gestión integral de existencias.
Diferencias entre control contable y gestión de inventario
| Aspecto | Control contable | Gestión de inventario |
|---|---|---|
| Finalidad | Garantizar la representación fiel de los bienes en los estados financieros. | Optimizar niveles, reducir costes y garantizar disponibilidad. |
| Enfoque | Valoración económica según normativa contable. | Supervisión física, rotación y orden del almacén. |
| Periodicidad | Al cierre del ejercicio o ante ajustes significativos. | Continua, acorde a las operaciones diarias. |
| Herramientas | Libros contables, balances y asientos ajustados. | Sistemas ERP, códigos de barras, toma física de inventarios. |
Herramientas tecnológicas para el control de existencias
- Software ERP: Integra compras, ventas y almacenes en un solo sistema, facilitando la visión global y la toma de decisiones.
- RFID y códigos de barras: Permiten identificar, localizar y actualizar la información de cada unidad de producto en tiempo real.
- Sistemas de monitoreo en la nube: Brindan acceso actualizado y seguro desde cualquier lugar, agilizando la gestión a distancia.
- Aplicaciones móviles de inventario: Favorecen el registro inmediato de movimientos y la actualización automática de existencias.
- Integración con plataformas de ventas online: Sincronizan stock físico y ventas digitales evitando excedentes o faltantes.
¿Cómo optimizar el nivel de existencias sin afectar la rentabilidad?
Para optimizar el nivel de existencias y mantener la rentabilidad, es fundamental implementar una estrategia que combine previsión de la demanda, rotación eficiente y políticas de compras inteligentes. Reducir excesos evita costes innecesarios, mientras que mantener un stock mínimo seguro previene quiebres y pérdidas de ventas.
La colaboración entre áreas, el uso de herramientas para la toma física de inventarios, y la actualización constante de datos permiten reaccionar rápidamente ante cambios del mercado y ajustar la gestión de existencias en tiempo real, protegiendo la liquidez y la competitividad de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo afectan las existencias al balance de situación?
Las existencias figuran dentro del activo corriente en el balance de situación, reflejando el valor económico de los bienes disponibles para la venta o transformación. Una valoración precisa de las existencias mejora la imagen financiera, influye en la liquidez y en la toma de decisiones empresariales sobre inversiones y operaciones.
¿Qué diferencia hay entre existencias iniciales y finales?
Las existencias iniciales corresponden al stock disponible al inicio del periodo contable, mientras que las existencias finales reflejan el inventario restante al cierre. La comparación entre ambos valores es clave para determinar el consumo y calcular el coste de ventas, impactando directamente en los resultados financieros.
¿Cómo se contabilizan las devoluciones de existencias?
Las devoluciones de existencias se registran revirtiendo parcialmente la operación original. Si se devuelven a proveedores, se reduce el saldo de existencias y la deuda, mientras que si provienen de clientes, se incrementa el inventario y se ajustan los ingresos de ventas para reflejar la realidad del negocio.
¿Qué ventajas tiene llevar un control automatizado de existencias en una empresa?
Llevar un control automatizado posibilita una gestión más eficiente, minimizando errores humanos, agilizando la detección de quiebres de stock y facilitando la toma de decisiones. Además, permite analizar en tiempo real las variaciones y adaptar la estrategia empresarial rápidamente a las exigencias del mercado actual.
¿Por qué debe actualizarse el valor de las existencias al cierre del ejercicio?
Actualizar el valor de las existencias garantiza que los estados financieros reflejen de forma fiel la realidad económica al final de cada periodo. Esto permite detectar obsolescencia o deterioros, ajustando el resultado del ejercicio y evitando sobrevaloraciones que distorsionen las cuentas empresariales.
¿Qué sistemas existen para controlar el flujo de existencias?
Existen sistemas periódicos y permanentes. El sistema periódico actualiza el inventario tras conteos físicos, mientras que el sistema permanente registra cada movimiento en tiempo real. Ambos métodos pueden complementarse con tecnologías como RFID o software ERP para optimizar el flujo y la precisión del control de existencias.
¿Las existencias pueden depreciarse igual que otros activos?
No exactamente, pero las existencias pueden perder valor por deterioro, obsolescencia o baja rotación. Es imprescindible registrarlas al menor valor entre el coste y el valor neto realizable, efectuando ajustes que reflejen posibles pérdidas y manteniendo la información financiera actualizada y fiable.
¿Qué riesgos implican unas existencias mal gestionadas?
Una gestión deficiente de existencias provoca inmovilización de capital, riesgo de obsolescencia y pérdidas por deterioro, además de fallos en la atención al cliente. El descontrol puede derivar en robos, errores de valoración, roturas de stock y sanciones fiscales por incumplimiento de normativas contables.
¿Cómo influye el sector en el tipo de existencias que necesita una empresa?
El sector determina el volumen y tipo de existencias requeridas. Empresas comerciales priorizan mercaderías, industrias manufactureras materias primas y productos en proceso, mientras que en sectores tecnológicos la gestión se enfoca en productos terminados y actualizaciones rápidas para evitar obsolescencia acelerada.
¿Se pueden financiar las existencias en una empresa?
Las existencias, al ser activos líquidos, pueden servir de garantía para créditos comerciales o préstamos bancarios. La correcta valoración y gestión es esencial para negociar condiciones favorables, obteniendo liquidez sin afectar la operativa ni poner en riesgo la rentabilidad.
¿Qué relación hay entre las existencias y el sistema de contabilidad de inventarios?
La relación es directa, ya que la gestión de las existencias es uno de los pilares fundamentales de la contabilidad de inventarios. Un sistema adecuado permite rastrear el flujo de bienes, optimizar la valoración y cumplir con las obligaciones normativas, adaptándose a las particularidades de cada empresa y sector.
¿Es útil emplear el método del costo promedio móvil en la valoración de existencias?
Emplear el método de costo promedio móvil resulta muy práctico cuando la empresa maneja grandes volúmenes de productos homogéneos y frecuentes movimientos. Este sistema facilita la valoración equilibrada y actualizada de las existencias, simplificando los cálculos y aportando consistencia a los resultados financieros.
Conclusión
Ahora que entiendes la importancia y las implicaciones de las existencias en contabilidad, tienes en tus manos una herramienta clave para tomar mejores decisiones financieras en cualquier empresa. Descubrir el propósito de cada tipo de existencias y su repercusión en los balances te abre camino hacia una gestión mucho más profesional.
La información reunida sobre métodos de valoración, normativas y asientos contables te ayudará a evitar errores comunes, anticipar necesidades y mantenerte siempre un paso adelante en la gestión operativa y financiera de tu organización. Recuerda que la conexión entre teoría y práctica es fundamental para el éxito.
Si este tema te ha despertado la curiosidad, ten presente que en el mundo de la contabilidad siempre hay más por aprender y explorar acerca de las existencias. No te quedes solo con estos conceptos: sigue profundizando y mantente actualizado para desempeñarte con confianza en cualquier entorno empresarial.
