Este artículo explica de forma sencilla todo lo relacionado con la contabilidad simplificada. Aprenderás qué es, quién puede aplicarla, ventajas y desventajas, requisitos, diferencias con la contabilidad completa y más. Siguiendo este manual podrás determinar si te conviene cambiar tu contabilidad al régimen simplificado o no.
¿Qué es la contabilidad simplificada?
La contabilidad simplificada es un sistema contable más sencillo que se puede aplicar en pequeñas empresas y autónomos con volúmenes de ingresos inferiores a los límites establecidos. Permite llevar la contabilidad de forma más ágil mediante la utilización de libros o registros simplificados en lugar de los libros oficiales. El objetivo es facilitar los trámites contables a empresas con baja facturación.
La contabilidad simplificada se rige por normas específicas establecidas por el Ministerio de Hacienda, que simplifican los procedimientos contables respecto a la contabilidad completa. Esto agiliza los procesos y reduce costes para pymes.
Ventajas y desventajas de la contabilidad simplificada
Algunas de las principales ventajas son:
- Menos tiempo dedicado a la contabilidad gracias a procedimientos más sencillos
- Ahorro en costes de gestoría y asesoría contable
- Menos documentación requerida que en la contabilidad completa
Entre las desventajas destacan:
- Menos deducciones fiscales disponibles que en la contabilidad completa
- Más limitaciones a la hora de deducir gastos
- Obligación de cambiar el sistema si se superan los límites de facturación
Requisitos para aplicar contabilidad simplificada
Los requisitos básicos pueden variar en los diferentes Países según la determinación del Ministerio de hacienda y su moneda nacional. Por ejemplo para aplicar en España la contabilidad directa simplificada son tener unos ingresos anuales inferiores a 250.000€ y no superar simultáneamente alguno de estos límites: 50.000€ de compras de activos fijos, 100.000€ de gastos de personal o 10 empleados.
Solicitar el cambio ante el SII
Para cambiar al régimen simplificado hay que presentar un impreso 036 ante la Agencia Tributaria, junto con el primer libro registro simplificado. El cambio tendrá efectos desde el inicio del ejercicio en curso.
¿Quiénes pueden llevar contabilidad simplificada?
Pueden aplicar la contabilidad simplificada los autónomos, sociedades civiles, comunidades de bienes y sucesiones con actividad económica cuya facturación anual no supere los límites establecidos.
Diferencias con la contabilidad completa
La principal diferencia radica en la documentación requerida. La contabilidad completa exige justificar contablemente todas las operaciones mediante facturas, recibos bancarios u otros documentos originales. Esto implica una gran cantidad de papeleo que requiere almacenamiento y custodia.
En cambio, en la contabilidad simplificada no es necesario justificar cada asiento con documentos originales. Basta con que los libros contables recojan de forma clara las operaciones realizadas. Esto reduce en gran medida la documentación a conservar.
Otra diferencia es que la contabilidad completa requiere llevar obligatoriamente el libro diario y mayor, así como los libros auxiliares de clientes y proveedores. En la simplificada solo se exigen los libros registro de compras y ventas. Los asientos se realizan de forma más sencilla.
A nivel fiscal, la contabilidad completa permite aplicar más deducciones y beneficios, ya que se justifica cada gasto. En la simplificada hay más limitaciones a la hora de deducir gastos en el Impuesto de Sociedades o IRPF.
Regímenes de contabilidad simplificada
Existen dos regímenes contables dentro del sistema de contabilidad simplificada en España: el régimen de caja y el régimen de la contabilidad simplificada en las NIIF.
El régimen de caja es el más extendido. En él, los ingresos y gastos se registran cuando se producen los cobros y pagos. Es una forma sencilla de llevar la contabilidad del flujo de caja del negocio.
El otro régimen permite registrar ingresos y gastos de acuerdo con la contabilidad devengado, siguiendo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Aunque algo más complejo que el régimen de caja, proporciona estados financieros más precisos al reconocer ingresos cuando se devengan y gastos cuando se incurren, independientemente de la fecha de cobro o pago.
Ambos regímenes buscan simplificar el proceso contable para pymes y autónomos en comparación con el sistema contable completo estándar. El régimen de caja es óptimo para negocios muy pequeños con flujos de caja sencillos. El régimen NIIF puede ser preferible para empresas ligeramente más grandes que deseen estados financieros preparados bajo las normas internacionales.
Adaptar la contabilidad al nuevo régimen
Al cambiar al régimen simplificado desde la contabilidad completa, es necesario adaptar la contabilidad actual a los nuevos libros y procedimientos simplificados. Esto implica traspasar saldos contables entre cuentas y realizar el cierre del último ejercicio con contabilidad completa.
Libros y documentos requeridos
Los libros obligatorios son el libro registro de compras y el libro registro de ventas. Además, deben conservarse justificantes de cobros y pagos, como recibos bancarios u otros documentos. La documentación requerida es menor que en la contabilidad completa y se orienta a lo estrictamente necesario para contabilidad y finanzas.
Obligaciones tributarias
Tomando ejemplo en España. Las principales obligaciones tributarias son similares a las de la contabilidad completa, como presentar el modelo 390 de IVA trimestral y realizar la declaración anual del Impuesto sobre Sociedades o el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) a través del modelo 200.
Ejemplo de una contabilidad simplificada
Por ejemplo, una pequeña empresa unipersonal que presta servicios de diseño gráfico a otras empresas podría aplicar la contabilidad simplificada. Sus únicos ingresos provendrían de los cobros por facturas emitidas a clientes mensualmente. En el libro registro de ventas anotaría cada cobro con su fecha y importe. Los gastos los justificaría con los recibos bancarios de pagos a proveedores. De esta forma llevaría la contabilidad de forma simplificada ajustándose a la normativa.
Contabilidad simplificada para microempresas
Las microempresas se definen como aquellas con menos de 10 trabajadores y una facturación inferior a 2 millones de euros anuales. Para ellas, la contabilidad simplificada resulta especialmente ventajosa para agilizar sus procesos contables dada su reducida dimensión.
Algunas de las particularidades de la contabilidad simplificada para microempresas son:
- Pueden aplicar regímenes especiales con requisitos aún más flexibles, como el régimen de caja simplificado.
- Están exentas de llevar el libro diario de inventarios si sus existencias son irrelevantes para el negocio.
- En algunos casos, ni siquiera es necesario llevar el libro de compras si sus gastos son muy reducidos.
- La documentación contable y fiscal se reduce al mínimo, centrándose en los justificantes bancarios de cobros y pagos.
- Están exentas de algunas obligaciones como la auditoría de cuentas si cumplen ciertos límites.
Sistema que se utiliza en una contabilidad simplificada
Un software de contabilidad simplificada que se útil debe agilizar al máximo los registros contables requeridos y asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones.
Este tipo de software suele permitir:
- Llevar de forma automatizada y en formato digital los libros de ventas y compras de forma sencilla.
- Generar asientos contables con un simple click asociados a cada entrada.
- Incorporar plantillas predefinidas de los libros de registro obligatorios.
- Exportar la información en el formato necesario para el cumplimiento de obligaciones fiscales como el modelo 390.
- Realizar tareas periódicas como el cierre de ejercicio de manera guiada.
- Emitir facturas y albaranes de forma rápida.
Preguntas frecuentes
La contabilidad simplificada tiene normas flexibles diseñadas para facilitar los trámites contables de pymes con baja facturación. No obstante, es importante conocer algunas cuestiones clave como los requisitos de aplicación, cambios de régimen o consecuencias de incumplimientos. A continuación responderemos a 4 preguntas que suelen surgir con frecuencia:
¿Puedo cambiar cuando quiera al régimen simplificado?
Para cambiar al régimen de contabilidad simplificada se debe comunicar a Hacienda antes del inicio del ejercicio económico. No es posible el cambio de forma retroactiva.
¿Qué pasa si no cumplo algún requisito?
Si dejas de cumplir los requisitos de facturación o plantilla, debes cambiar al régimen ordinario. Puedes incurrir en sanciones si no lo comunicas.
¿Se puede aplicar si tengo más de un local?
Sí, es posible aplicar la contabilidad simplificada aunque tengas varios establecimientos, siempre que la facturación total no supere los límites.
¿Cómo llevar la contabilidad de forma sencilla?
Utilizando software contable específico para simplificada o aplicando modelos normalizados de libros registro. Esto agiliza los procesos contables.
Conclusión
En resumen, la contabilidad simplificada permite agilizar los trámites contables de pymes y autónomos con baja facturación, ahorrando costes. Es importante revisar cada año que se cumplen los requisitos, y estar preparado para cambiar al régimen completo si éstos dejan de cumplirse. Siguiendo este manual podrás determinar si te interesa aplicar la contabilidad simplificada.
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