La contabilidad voluntaria es un tema clave para cualquier negocio, pero muchos emprendedores desconocen su funcionamiento.
¿Qué es la contabilidad voluntaria?
La contabilidad voluntaria se refiere a aquellas prácticas contables que las empresas pueden aplicar de forma opcional, a diferencia de la contabilidad obligatoria impuesta por ley.
Algunos ejemplos de contabilidad voluntaria son la creación de reservas voluntarias, el registro de gastos de voluntariado o el uso de libros contables adicionales no exigidos legalmente.
La contabilidad voluntaria permite a las empresas mejorar sus procesos contables y obtener información extra para la toma de decisiones. Aunque es opcional, muchas compañías la implementan por sus beneficios.
Importancia de la contabilidad voluntaria
La contabilidad voluntaria, aunque no es obligatoria, tiene grandes beneficios para cualquier negocio:
- Permite crear reservas para hacer frente a contingencias futuras o invertir en proyectos.
- Mejora la imagen de la empresa al reflejar gastos en voluntariado.
- Otorga información contable extra para un mejor control de gestión.
- Se adapta a las necesidades específicas de cada empresa.
- Reduce el pago de impuestos mediante las reservas voluntarias.
En definitiva, implementar buenas prácticas de contabilidad voluntaria contribuye a la sostenibilidad y crecimiento del negocio a largo plazo.
¿Es la contabilidad voluntaria u obligatoria?
La principal diferencia entre la contabilidad voluntaria y la obligatoria es que la primera no es impuesta por ley, mientras que la segunda sí debe ser aplicada para cumplir requisitos fiscales.
Algunas diferencias clave:
- Obligatoria: requerida por ley según el tipo de empresa. Incluye balances, libros diario y mayor.
- Voluntaria: opcional para las empresas. Incluye reservas, gastos de voluntariado, libros adicionales.
- Obligatoria: supervisada por organismos fiscales. Multas por incumplimiento.
- Voluntaria: no supervisada por organismos fiscales. No conlleva multas.
- Obligatoria: información mínima requerida.
- Voluntaria: información extra según necesidades de la empresa.
La obligatoria es imprescindible y la voluntaria complementa con datos adicionales útiles para la gestión.
Concepto y uso de la reserva voluntaria en contabilidad
Las reservas voluntarias son un instrumento de la contabilidad y finanzas que permite a las empresas reservar Beneficios Netos para hacer frente a posibles pérdidas futuras o para financiar inversiones estratégicas.
Se trata de una práctica de contabilidad voluntaria, por lo que su creación y uso dependen únicamente de las necesidades y criterio de cada compañía.
Las principales características de las reservas voluntarias son:
- Se crean aplicando un porcentaje de los Beneficios Netos, antes de impuestos.
- No requieren aprobación de organismos fiscales.
- Pueden usarse para compensar pérdidas, invertir o repartir como dividendos.
- No tienen requisitos sobre plazos o porcentajes mínimos.
- Se registran en el Patrimonio Neto de la empresa.
Las reservas voluntarias otorgan flexibilidad financiera y una valiosa herramienta contable adicional.
Proceso de reparto de reservas voluntarias
El proceso para repartir las reservas voluntarias suele ser el siguiente:
- La Junta Directiva aprueba el reparto según necesidades de inversión o dividendos.
- Se verifica que existan reservas voluntarias disponibles en la contabilidad.
- Se define el monto a repartir y el destino (inversiones, dividendos, etc).
- Se realizan los asientos contables para traspasar el monto de reservas voluntarias a la cuenta destino.
- Se informa a socios del acuerdo de reparto de reservas en la Junta General de Accionistas.
- Se ejecuta el pago efectivo de dividendos o la inversión acordada.
- Se actualizan los estados financieros reflejando la reducción de las reservas voluntarias.
- Se informa en la memoria de los nuevos estados financieros del uso dado a las reservas.
Comparación entre reserva legal y voluntaria
- La legal requiere destinar un 10% de beneficios hasta 20% del capital. La voluntaria no tiene importe mínimo.
- La reserva legal sólo puede usarse para compensar pérdidas. La voluntaria también para inversiones o dividendos.
- La legal debe figurar de forma separada en el balance. La voluntaria se integra en reservas voluntarias.
- El uso de la reserva legal requiere acuerdo de Junta General. La voluntaria lo decide el órgano de gobierno interno.
- La legal no tributa si se destina a compensar pérdidas. La voluntaria tributa al repartirse.
Efectos de los gastos de voluntariado en la contabilidad
Los principales efectos de registrar gastos de voluntariado en contabilidad son:
- Reduce el Beneficio Neto del ejercicio como gasto del periodo.
- Mejora la imagen corporativa en la memoria al reflejar acción social.
- Permite aprovechar deducciones fiscales por gastos en voluntariado.
- Genera valor para los grupos de interés al cuantificar la acción voluntaria.
- Otorga información para gestionar y optimizar estos gastos.
- Muestra el compromiso con la responsabilidad social corporativa.
Contabilizar gastos de voluntariado beneficia a la empresa y a la sociedad, más allá del aspecto fiscal.
Preguntas frecuentes
El voluntariado corporativo se ha convertido en una parte importante de la responsabilidad social empresarial. Registrar contablemente estas actividades puede tener grandes beneficios. Veamos algunas preguntas frecuentes:
¿Cómo se calcula la reserva voluntaria?
Las reservas voluntarias se calculan aplicando un porcentaje de los beneficios antes de impuestos, que la empresa puede elegir libremente según sus necesidades y criterios. No hay un importe o porcentaje mínimo exigido.
¿Cuándo se considera obligatoria la contabilidad?
La contabilidad es obligatoria para cualquier empresa constituida como sociedad mercantil. Las personas físicas están exentas en función de sus ingresos anuales. Los requisitos se establecen en el Código de Comercio y el Plan General Contable.
¿Cómo afecta el reparto de reservas voluntarias a la empresa?
El reparto de reservas voluntarias reduce el Patrimonio Neto. Esto puede aumentar el ratio de endeudamiento y reducir la capacidad de la empresa para hacer frente a pérdidas. Sin embargo, permite financiar inversiones o repartir dividendos.
¿Cómo se registran los gastos de voluntariado en la contabilidad?
Los gastos de voluntariado se suelen registrar en una cuenta específica de gastos dentro de la partida de “Servicios Exteriores”. También se pueden registrar en una cuenta de gastos extraordinarios o una cuenta de gastos de responsabilidad social corporativa.
¿Cuáles son los libros contables voluntarios?
Algunos ejemplos de libros contables que las empresas pueden llevar de forma voluntaria son el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, el Libro Diario de Gastos o el Libro Registro de Bienes de Inversión.
Conclusión
La correcta aplicación de la contabilidad voluntaria mediante reservas, gastos de voluntariado y libros adicionales puede reportar grandes beneficios para las empresas. Les permite mejorar la información contable, reducir carga fiscal, invertir en proyectos e incrementar su responsabilidad social corporativa.
También te puede interesar:
Contabilidad por Fondos
Contabilidad Obligatoria
Contabilidad Formal
Contabilidad Diferencial
Contabilidad para Autónomos
