Contabilidad mensual: Consejos prácticos para empezar

La contabilidad mensual es una práctica esencial para llevar un control de las finanzas y conocer la situación real de cualquier empresa. Consiste en registrar y analizar de forma periódica todos los movimientos contables para tomar mejores decisiones.

¿Qué es la contabilidad mensual?

La contabilidad mensual es el proceso de registrar, clasificar y resumir las transacciones financieras de una empresa mes a mes. Implica llevar un control detallado de todos los ingresos, gastos y flujos de efectivo que se generan durante cada mes.

De esta forma, al final de cada mes se obtiene un análisis financiero completo que permite conocer de manera precisa la situación de la empresa. Se registran aspectos como ventas, compras, gastos fijos y variables, cobros, pagos, existencias, amortizaciones y cualquier otro movimiento con impacto económico.

Es una potente herramienta para la toma de decisiones, ya que brinda información actualizada sobre la rentabilidad del negocio. Permite detectar problemas y oportunidades a tiempo para realizar ajustes y mejorar la gestión empresarial.

¿Por qué es importante llevar una contabilidad mensual de una empresa?

Llevar la contabilidad mensual de forma correcta es crucial por varias razones:

• Permite conocer con precisión la situación financiera real y tener el control de todos los movimientos.
• Sirve para detectar y solucionar problemas en el flujo de caja o rentabilidad.
• Optimiza la toma de decisiones con información financiera actualizada.
• Cumple con las obligaciones legales de registros contables ante Hacienda.
• Facilita la gestión al segmentar la información mes a mes.
• Identifica tendencias estacionales de ingresos y gastos.
• Genera estados financieros mensuales como balance general, estado de resultados y flujo de efectivo.
• Otorga mayor control y organización sobre las finanzas.
• Permite la comparación mes a mes para evaluar mejoras.

En definitiva, realizar la contabilidad periódicamente es indispensable para cualquier negocio que busque crecer de forma ordenada y sólida.

¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad mensual?

Los principales objetivos de llevar la contabilidad mensual son:

• Conocer la situación financiera real de la empresa mes a mes.
• Tomar decisiones informadas basadas en datos contables actualizados.
• Controlar y optimizar los flujos de efectivo.
• Detectar y solucionar problemas con anticipación.
• Analizar la rentabilidad de la empresa por períodos.
• Generar estados financieros mensuales.
• Evaluar el cumplimiento de presupuestos y objetivos.
• Identificar necesidades como créditos o inversiones.
• Gestionar de mejor manera compras, gastos y ventas.
• Comparar resultados y tendencias de meses anteriores.
• Cumplir con obligaciones contables y tributarias.
• Llevar un registro histórico de las finanzas de la empresa.

Rangos de precios de un servicio de contabilidad mensual

Los precios de contratar un servicio externalizado de contabilidad mensual pueden variar según:

• Tamaño y complejidad de la empresa.
• Cantidad de transacciones y documentos a procesar.
• Tipo de régimen fiscal y obligaciones tributarias.
• Ubicación geográfica.
• Servicios adicionales incluidos.

De forma general, los rangos de precios mensuales suelen ser:

• Empresas pequeñas: $100 – $300
• Empresas medianas: $300 – $600
• Empresas grandes: $600 – $1,500

Algunos factores que incrementan el costo son altos volúmenes de facturas y transacciones, obligaciones de impuestos complejas, necesidad de entrega de estados financieros auditados, asesorías especializadas, entre otros.

Lo ideal es comparar entre varios proveedores y encontrar el que mejor se ajuste al tamaño y necesidades del negocio. Un servicio de calidad es una inversión que mejorará la gestión financiera.

¿Cómo hacer un informe de contabilidad mensual?

Para hacer un correcto informe de contabilidad mensual se debe:

• Recopilar y clasificar todos los comprobantes de ingresos y gastos del mes.
• Registrar cada transacción en el libro diario contable.
• Actualizar el libro mayor con cada cuenta contable.
• Generar un balance de comprobación de sumas y saldos.
• Elaborar los estados financieros: Balance general, Estado de resultados y Flujo de efectivo.
• Analizar comparativamente con meses y años anteriores.
• Calcular y verificar indicadores clave como liquidez, endeudamiento, rentabilidad.
• Generar gráficos y datos relevantes para interpretación.
• Identificar problemas, oportunidades y toma de decisiones.
• Respaldar con todos los documentos y libros contables.
• Presentar resultados al gerente o dueño de forma clara y resumida.

Es importante que el informe esté bien estructurado y contemple todos los aspectos mencionados para obtener la información completa sobre la situación de la empresa.

Ventajas de usar Excel para la contabilidad mensual

Algunas ventajas clave de usar Excel para la contabilidad mensual son:

• Permite crear formatos personalizados para registrar y clasificar transacciones.
• Agiliza el proceso de cuadrar saldos y balances.
• Automatiza el cálculo de sumas, saldos y formulas complejas.
• Genera gráficos dinámicos para el análisis de datos.
• Permite aplicar formatos condicionales para detectar irregularidades.
• Es editable y flexible para ajustes sobre la marcha.
• Potente para crear y personalizar estados financieros.
• Opciones de filtrado y segmentación de datos financieros.
• Interfaz sencilla e intuitiva de usar sin conocimientos técnicos.
• Permite crear plantillas reutilizables para ahorrar tiempo.
• Es un software de bajo costo y fácil adquisición.

En definitiva, saber usar Excel puede facilitar en gran medida el proceso de contabilidad mensual para muchos tipos de negocios.

¿Qué es el balance mensual de contabilidad?

El balance mensual de contabilidad es un estado financiero que refleja la situación patrimonial de la empresa a una fecha determinada, normalmente el último día de cada mes.

Muestra contablemente los activos, pasivos y patrimonio neto de la compañía. Así, se pone en evidencia la capacidad financiera real y se facilita el análisis para la toma de decisiones.

Los elementos principales del balance mensual son:

• Activos: efectivo, propiedades, inversiones, cuentas por cobrar.
• Pasivos: préstamos, cuentas por pagar, deudas.
• Patrimonio Neto: capital social, utilidades retenidas.
• Cuentas de Orden: para control.

Permite detectar problemas como excesiva deuda, falta de liquidez, deficiencias de capital y evaluar la salud financiera mensual de la empresa. Es un complemento esencial de la contabilidad mensual.

Cómo hacer un plan de trabajo mensual de contabilidad

Para realizar un efectivo plan de trabajo mensual de contabilidad se deben contemplar los siguientes pasos:

1. Establecer objetivos claros a cumplir en el mes.
2. Estimar el tiempo requerido para completar cada tarea contable.
3. Fijar fechas límites y responsables de cada actividad.
4. Definir procesos y recursos necesarios (software, plantillas, etc).
5. Programar semanalmente las tareas a realizar.
6. Determinar formatos para generar reportes e informes.
7. Prever reuniones de revisión de avances y resultados.
8. Establecer controles y KPI para identificar mejoras.
9. Calendarizar obligaciones fiscales y legales.
10. Dejar margen para imprevistos y flexibilidad.

Con un adecuado plan de contabilidad y finanzas mensual se mejora la organización, productividad y se cumplen los objetivos financieros trazados.

Cierre contable mensual: Ejemplo de cómo hacerlo

El proceso de cierre contable mensual regularmente consta de los siguientes pasos:

1. Recopilar y clasificar toda la documentación soporte de ingresos y egresos del mes.
2. Registrar las transacciones contablemente en el libro diario.
3. Transferir los movimientos del libro diario a las respectivas cuentas contables.
4. Verificar que los saldos de cada cuenta coincidan entre sí.
5. Hacer los ajustes y correcciones necesarias detectadas.
6. Calcular y registrar amortizaciones, depreciaciones, pérdidas, etc.
7. Generar una conciliación bancaria de las cuentas.
8. Elaborar los estados financieros mensuales como el Balance General y Estado de Resultados.
9. Comparar resultados reales versus presupuestados.
10. Respaldar con comprobantes y cerrar periodo contable.

Realizar correctamente estos pasos es vital para revelar la situación financiera mensual real y tomar decisiones oportunas.

Preguntas frecuentes

Realizar la contabilidad mensual de forma consistente tiene muchos beneficios para una empresa, pero también surgen dudas frecuentes. Veamos algunas de ellas:

Conclusión

Llevar un control riguroso de la contabilidad mensual resulta indispensable para conocer la realidad financiera de cualquier negocio y mejorar la toma de decisiones. Definir procesos y buenas prácticas contables permite optimizar recursos y operar de manera más rentable y organizada. Es una inversión imprescindible que todos los emprendedores y empresas deberían realizar.

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