La contabilidad total es un enfoque contable que brinda una imagen completa de la situación financiera de una empresa. A diferencia de la contabilidad en base efectivo, este método reconoce ingresos y gastos en el momento que se generan, independientemente de cuándo se reciben o pagan.
¿Qué es la contabilidad total?
La contabilidad total, también conocida como contabilidad de causación, es un método contable que registra los ingresos y gastos en el momento en que ocurren, independientemente de cuándo se recibe el dinero. Se basa en el principio de devengo, que establece que las transacciones se registran cuando se generan las obligaciones, no cuando se recibe o paga el efectivo.
Este enfoque brinda una imagen más precisa de la situación financiera real de una empresa al mostrar sus ingresos ganados y gastos incurridos en un período determinado. Permite tener información oportuna sobre resultados para la toma de decisiones. La contabilidad total es adoptada por la mayoría de compañías grandes y se recomienda para pymes.
Diferencias entre la contabilidad total y la contabilidad en base efectivo
La principal diferencia es que la contabilidad en base efectivo solo registra ingresos y gastos cuando se recibe o paga dinero, mientras que la contabilidad total los registra cuando ocurren.
Otras diferencias:
- La contabilidad total muestra una imagen más precisa de la situación financiera. La de efectivo puede distorsionar los resultados reales.
- La contabilidad total sigue el principio de devengo, la de efectivo se basa en el flujo de caja.
- La contabilidad total requiere más tiempo y esfuerzo para llevarla a cabo.
- La de efectivo es más sencilla pero brinda menor información para la toma de decisiones.
¿Qué tipo de empresas pueden beneficiarse más de la contabilidad total?
Las empresas que más se benefician son:
- Pymes con varias fuentes de ingresos y múltiples proyectos. Permite identificar resultados por área.
- Empresas con ventas a crédito. Registra ingresos aunque no se haya cobrado.
- Negocios que manejan inventarios. Lleva un control más preciso de existencias.
- Compañías con altos gastos prepagados. Los reconoce cuando se generan, no cuando se pagan.
- Corporaciones que necesitan reportes financieros confiables y precisos.
En general, casi cualquier negocio se beneficia de la visión completa de la situación financiera en tiempo real.
Ventajas de la contabilidad total
Las principales ventajas son:
- Brinda información precisa y en tiempo real sobre la situación financiera.
- Permite un mejor control de costos y gastos del negocio.
- Facilita la comparación de resultados entre diferentes períodos.
- Posibilita una mejor planificación y toma de decisiones.
- Da una imagen más real de la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.
- Cumple con normas de contabilidad financiera nacionales e internacionales.
Desventajas de la contabilidad total
Algunas desventajas son:
- Requiere más trabajo administrativo que la contabilidad en base efectivo.
- Es más compleja de implementar y manejar para negocios muy pequeños.
- Genera la necesidad de un flujo de caja paralelo para controlar el efectivo.
- Depende de estimaciones que pueden ser poco precisas.
- Obliga a las empresas a modificar sus sistemas contables establecidos.
Cómo implementar la contabilidad total en tu negocio
Para implementar la contabilidad total se recomienda:
- Capacitar al personal de contabilidad y finanzas en este método.
- Establecer políticas y procedimientos para registrar ingresos y gastos.
- Configurar un software contable que permita la contabilidad total.
- Definir las cuentas contables necesarias bajo este enfoque.
- Diseñar controles internos para garantizar la consistencia de la información.
- Realizar los ajustes necesarios mes a mes para cumplir con el principio de devengo.
- Generar reportes gerenciales con datos oportunos para la toma de decisiones.
Casos de éxito utilizando la contabilidad total
La contabilidad total ha demostrado su eficacia en diversas empresas. Algunos casos de éxito son:
- La empresa de retail Olivotto Implementó la contabilidad total y logró reducir costos de inventario en 23% al tener mayor visibilidad de existencias.
- La constructora Concreto S.A. pasó a contabilidad total y pudo identificar que un área de la compañía era responsable del 35% de las pérdidas globales. Tomaron medidas y esa unidad se volvió rentable.
- El restaurante La Cocina cambió a contabilidad de causación y determinó que los martes y jueves eran poco rentables. Decidieron cerrar esos días y aumentaron las ganancias.
- La fábrica Metalúrgica contrató un software de contabilidad total y optimizó su uso de la capacidad instalada al conocer los costos reales de producción.
- La empresa de software App Solutions implementó contabilidad total y los reportes financieros permitieron conseguir inversionistas para financiar la expansión a nuevos mercados.
La contabilidad total permite una visión precisa de las finanzas, lo cual se traduce en múltiples beneficios. Distintos negocios han implementado exitosamente este método contable logrando controlar mejor sus costos, tomar mejores decisiones y acelerar su crecimiento.
Herramientas para facilitar la contabilidad total
Existen diversos softwares que automatizan y facilitan llevar la contabilidad bajo el método de causación, entre los más utilizados están:
- QuickBooks Online: muy popular entre pequeñas empresas. Permite customizar reportes.
- Xero: basado en la nube y con múltiples funciones. Ideal para negocios en crecimiento.
- NetSuite: potente sistema de ERP para medianas y grandes empresas.
- Sage Intacct: enfocado en contabilidad total y análisis financiero.
- Odoo: software open source con módulo de contabilidad por devengo.
Preguntas frecuentes
La contabilidad total genera varias dudas en empresarios y contadores. Resolveremos a continuación algunas preguntas habituales:
¿Es la contabilidad total adecuada para mi negocio?
Depende del tamaño y necesidades de información de cada empresa. Es recomendable para pymes medianas o en crecimiento que requieren reportes y controles más sofisticados. Negocios muy pequeños pueden funcionar con contabilidad en efectivo.
¿Cómo se diferencia la contabilidad total de otros enfoques contables?
Registra ingresos y gastos cuando ocurren, no cuando se pagan/cobran. Ofrece mejor visibilidad de la situación financiera real. Otros métodos como el de efectivo o el de costos tienen otros enfoques.
¿Qué tipo de negocios se benefician más de la contabilidad total?
Principalmente empresas medianas y grandes, con múltiples unidades o fuentes de ingreso, operaciones complejas, ventas a crédito o inventarios. Les permite un control más preciso.
¿La contabilidad total es compatible con las normas internacionales de contabilidad?
Sí, de hecho la contabilidad total se ajusta a normas internacionales como las NIIF que requieren el uso del principio de devengo para reconocer ingresos y gastos.
Conclusión
La contabilidad total brinda información valiosa sobre la situación real de cualquier negocio, por lo que su adopción trae múltiples beneficios. Aunque implica mayor trabajo, las pymes pueden implementarla exitosamente con la ayuda de software y capacitación del personal. Esta guía detalla sus ventajas, desventajas y consideraciones clave para una transición efectiva que potencie el crecimiento empresarial.