El estado de resultados por función es un informe financiero que muestra ingresos, costos y gastos según el área que los genera. Ayuda a entender cómo se distribuyen los recursos y si una empresa está siendo rentable o no en su gestión.
¿Qué es el estado de resultados por función?
El estado de resultados por función es un informe financiero diseñado para mostrar la rentabilidad de una empresa desglosando sus ingresos, costos y gastos según el área o actividad que los origina. Esta metodología permite analizar de manera precisa el impacto de cada departamento, permitiendo ver de forma sencilla cómo cada función aporta al resultado final.
Dentro de esta estructura, los datos se agrupan por actividades como producción, administración, ventas y finanzas. Esto facilita la identificación de fortalezas y debilidades en distintas áreas de la organización, distinguiéndolo de otros métodos que agrupan los gastos según su naturaleza.
Diferencias con el estado de resultados por naturaleza
El estado de resultados por función y el estado de resultados por naturaleza se diferencian principalmente en el enfoque de presentación de los datos contables. Mientras que la función clasifica según el área generadora —como ventas, administración o distribución—, el de naturaleza expone los rubros según el tipo de gasto o ingreso, como materiales, servicios, sueldos o depreciación.
| Criterio | Por función | Por naturaleza |
|---|---|---|
| Enfoque de clasificación | Según área o actividad (producción, ventas, administración, finanzas) | Según tipo de cuenta (sueldos, servicios, depreciación, materias primas) |
| Objetivo principal | Analizar eficiencia por cada departamento | Identificar el destino o uso de los recursos |
| Profundidad de análisis | Detalla desempeño por área organizacional | Permite identificar qué tipo de recursos consume más la empresa |
| Facilidad de interpretación | Facilita comparaciones entre áreas funcionales | Facilita comparación de costos y gastos por naturaleza global |
| Disposición contable | Agrupado según área o función | Agrupado según tipo de gasto |
| Ejemplo de cuenta | Gastos de ventas, gastos de administración | Sueldos, materiales, combustibles |
Para comprender mejor cómo funcionan ambas presentaciones, puedes consultar nuestro artículo sobre el estado de resultados por naturaleza.
Objetivos y utilidad del estado de resultados por función
El propósito del estado de resultados por función se centra en evaluar el rendimiento de cada área o departamento de la empresa. Esto ayuda a tener una visión estratégica y clara sobre la eficacia operativa y la rentabilidad específica de los distintos sectores administrativos.
- Identificación de áreas críticas:
- Permite enfocar recursos y planes de mejora en áreas menos eficientes.
- Facilita decidir dónde hacer recortes o aumentar inversión.
- Optimización de costos:
- Ayuda a reducir gastos innecesarios en áreas no productivas.
- Permite negociar mejores condiciones con proveedores específicos según su peso en el área funcional.
- Mejor toma de decisiones:
- Ofrece datos relevantes para trazar estrategias de crecimiento o reestructuración.
- Permite simular impactos de cambios en áreas clave antes de implementarlos.
En resumen, su utilidad radica en brindar información concreta y detallada para comprender la rentabilidad por departamentos, permitiendo así que la gestión sea más eficiente y guiada por datos precisos.
Elementos que conforman el estado de resultados por función
- Ingresos: Suma total de ventas u otras fuentes por área o departamento.
- Costo de ventas: Gasto atribuible directamente a la producción o adquisición de los bienes o servicios vendidos.
- Gastos de administración: Costos relacionados con la gestión interna y soporte administrativo general.
- Gastos de distribución o ventas: Costos para comercializar, distribuir y vender productos o servicios.
- Otros ingresos operativos: Ingresos que provienen de actividades secundarias relacionadas con la operación principal.
- Otros gastos operativos: Costos ajenos a la producción y distribución principal, pero que afectan el resultado neto.
- Utilidad operativa: Resultado después de deducir costos y gastos de las funciones principales de la empresa.
- Ingresos y gastos financieros: Resultados de operaciones financieras distintas a la actividad principal.
- Utilidad antes de impuestos: Ganancia previa a la deducción de impuestos.
- Impuestos sobre la renta: Obligaciones fiscales deducidas sobre la utilidad gravable.
- Utilidad o pérdida neta: Resultado final luego de considerar todos los ingresos, costos, gastos e impuestos.
Clasificación de los costos y gastos por áreas
El estado de resultados por función destaca la importancia de clasificar los costos y gastos asociados a cada área funcional de la empresa. Por lo general, estos se distribuyen en producción, administración, ventas y, en ocasiones, investigación y desarrollo o finanzas.
Clasificar correctamente permite visualizar el aporte de cada área al resultado global, facilitando decisiones de mejora y eficiencia en el uso de los recursos.
Identificación del costo de ventas
El costo de ventas es el gasto directamente vinculado con la producción de bienes o prestación de servicios vendidos durante un período. En empresas comerciales, incluye la compra de mercancías, mientras que en empresas de manufactura, abarca materia prima, mano de obra directa y costos de fabricación.
Una medición minuciosa es vital, ya que determina el margen de utilidad bruta y el desempeño operativo porque muestra cuánto cuesta realmente generar ventas.
Gastos de administración y distribución
Los gastos de administración y distribución representan áreas funcionales distintas pero complementarias en el estado de resultados por función. Los gastos de administración cubren todas las actividades necesarias para coordinar y dirigir una organización, tales como salarios del personal administrativo, servicios generales, suministros y gastos legales.
Por su parte, los gastos de distribución engloban todos los recursos destinados a la comercialización y entrega de productos al cliente, como sueldos de vendedores, publicidad, transporte y almacenamiento de productos terminados.
Otros ingresos y gastos operativos
- Otros ingresos operativos:
- Ingresos por rentas de activos no corrientes utilizados en operaciones.
- Ingresos por servicios auxiliares brindados a clientes.
- Otros gastos operativos:
- Pérdidas por ventas de activos de operación.
- Gastos imprevistos relacionados con el proceso productivo.
Estos rubros son fundamentales para entender el impacto de las actividades secundarias en el resultado operativo y, por tanto, no deben omitirse en el análisis financiero.
Cómo elaborar un estado de resultados por función paso a paso
A continuación, puedes consultar los pasos estructurados de manera clara para preparar un estado de resultados por función de forma efectiva:
| Paso | Descripción |
|---|---|
| 1. Recopilar la información financiera | Reunir todos los informes contables y documentos fuente necesarios. |
| 2. Clasificar las cuentas contables | Asignar los ingresos, costos y gastos a las áreas funcionales correctas. |
| 3. Asignar costos y gastos a cada función | Identificar y distribuir los costos fijos y variables de cada área. |
| 4. Sumar ingresos y deducir costos directos | Obtener la utilidad bruta de cada área funcional. |
| 5. Deducir gastos administrativos y de distribución | Determinar la utilidad operativa después de gastos generales. |
| 6. Incluir otros ingresos y egresos operativos | Reflejar el impacto de actividades secundarias en el resultado. |
| 7. Calcular utilidad antes de impuestos e impuestos | Determinar la carga fiscal aplicada a la utilidad generada. |
| 8. Presentar utilidad o pérdida neta | Reflejar el desempeño final de la empresa en el período. |
Recolección de información financiera
El primer paso fundamental es juntar todos los documentos y registros actualizados que incluyen ingresos, gastos, facturas, nóminas, comprobantes y estados bancarios. Esta recolección garantiza precisión en el proceso de clasificación y evita errores en el resultado presentado.
Una organización rigurosa en esta etapa facilita la transparencia del informe y mejora la trazabilidad de cada cifra mostrada en el estado de resultados.
Clasificación de cuentas contables
- Ingresos operativos: Registra todas las ventas o ingresos por prestación de servicios.
- Costo de ventas: Separa el costo asociado al bien o servicio vendido.
- Gastos de venta o distribución: Identifica costos relacionados con la comercialización.
- Gastos de administración: Asigna los gastos propios de la gestión y dirección.
- Otros ingresos y egresos: Destina los rubros no contemplados en las funciones principales.
- Ingresos y gastos financieros: Registra resultados de actividades ajenas a la operación principal.
- Impuestos y cargas fiscales: Considera los compromisos fiscales del período.
Presentación del formato estructurado
Una vez finalizada la clasificación y agrupamiento, la presentación del informe debe ser ordenada y fácil de interpretar. La estructura debe listar claramente cada área funcional, sus ingresos, costos, gastos y resultados, permitiendo identificar en qué parte del proceso se generan mayor utilidad o pérdidas.
Ejemplo de estado de resultados por función
Caso práctico con cifras ilustrativas
Imagina una empresa de fabricación de calzado que desea analizar su resultado anual bajo esta metodología. A continuación se presentan cifras ilustrativas agrupadas por función:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Ingresos por ventas | $1,000,000 |
| Costo de ventas | $600,000 |
| Gastos de distribución | $100,000 |
| Gastos de administración | $80,000 |
| Otros ingresos operativos | $20,000 |
| Otros gastos operativos | $10,000 |
| Utilidad operativa | $230,000 |
| Gastos financieros | $15,000 |
| Impuestos | $64,500 |
| Utilidad neta | $150,500 |
Interpretación de los resultados
El análisis de este ejemplo permite visualizar el peso relativo de cada función sobre la utilidad final de la empresa. Se observa que el costo de ventas absorbe gran parte de los ingresos, y los gastos de administración y distribución tienen un impacto importante.
La utilidad operativa, tras restar ingresos y gastos operativos, señala si las áreas principales funcionan eficientemente antes de impuestos y efectos financieros.
Normas contables aplicables al estado de resultados por función
Requerimientos de las NIIF
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) exigen revelar información detallada sobre la naturaleza y función de los gastos en el estado de resultados. Según la NIIF 1 y la NIC 1, una entidad puede presentar sus resultados por función, siempre que exista un desglose adicional por naturaleza si es relevante.
- Requisitos principales:
- Transparencia en los criterios de asignación a cada función.
- Revelación adicional si hay cambios de categorías o presentaciones.
- Inclusión de notas explicativas detalladas para los usuarios.
- Información relevante para usuarios internos y externos
Para conocer la normativa detallada y ajustes en la presentación, se recomienda consultar la guía especial sobre la Presentación de Estados Financieros bajo NIIF.
Regulación en Latinoamérica y España
- Latinoamérica:
- En países como México, Colombia, Argentina o Chile, se aceptan ambos formatos si están debidamente justificados y cumplen los estándares locales e internacionales.
- La presentación por función es preferida por grandes empresas industriales y comerciales.
- España:
- El Plan General Contable permite la presentación por función, aunque requiere notas explicativas adicionales.
- La normativa española favorece la transparencia y comparabilidad para ayudar en el análisis interno y externo de la empresa.
Cada país puede establecer lineamientos específicos, pero suele existir flexibilidad mientras se respeten los principios de claridad y fiabilidad de la información financiera.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante realizar un estado de resultados por función?
El estado de resultados por función permite analizar con mayor exactitud el rendimiento de cada departamento o área. Gracias a esta segmentación, las empresas pueden tomar mejores decisiones sobre inversión, recortes, y mejoras en la gestión de recursos. Esto ayuda a fortalecer las estrategias de cada unidad y maximizar la rentabilidad global.
¿Cuándo conviene elegir este formato frente al de naturaleza?
El formato por función es recomendable cuando la empresa quiere evaluar el desempeño interno, establecer presupuestos departamentales o analizar proyectos específicos. Es útil en compañías con varias áreas diferenciadas y que buscan medir la eficiencia individual de cada uno de sus segmentos operativos o administrativos.
¿Cómo afecta el tipo de industria en la utilidad del estado de resultados por función?
En industrias manufactureras y comerciales, donde existen cadenas de valor extensas, esta presentación es fundamental para visualizar el aporte de cada área. En servicios, su utilidad radica en medir los resultados entre departamentos de atención, desarrollo, soporte o ventas, adaptándose perfectamente a diferentes modelos de negocio.
¿Qué herramientas apoyan la elaboración de este reporte?
Existen sistemas ERP y programas contables que permiten categorizar fácilmente los gastos e ingresos según cada función. Adicionalmente, el uso de hojas de cálculo avanzadas facilita la agrupación previa y el análisis detallado, lo que incrementa la precisión y eficiencia en la presentación del reporte financiero.
¿Se puede complementar con otros informes internos?
Sí. El estado de resultados por función es totalmente compatible con balances de situación, flujos de caja y reportes de desempeño internos. De hecho, integrar análisis de Estados Financieros completos ayuda a tener una visión integral y robusta de la salud financiera y operativa de la empresa.
¿Qué ocurre si hay cambios en la clasificación durante el año?
Cuando una empresa modifica la asignación de gastos a diferentes áreas, debe explicar los motivos en las notas a los estados financieros. La transparencia es clave para que los usuarios internos y externos interpreten correctamente los cambios y sus impactos sobre los resultados presentados.
¿Puede utilizarse en empresas pequeñas?
Definitivamente, aunque en empresas pequeñas la segmentación suele ser menos detallada, la metodología sigue siendo válida. Permite identificar áreas de mejora, incluso en operaciones sencillas, y contribuye a un mejor control y análisis del negocio, promoviendo la toma de decisiones basadas en datos reales.
¿Qué pasa si los gastos son difíciles de asignar?
En casos donde un gasto es compartido entre áreas, se pueden utilizar criterios de distribución razonable, como porcentaje sobre ventas o número de empleados, siempre documentando la metodología. Es fundamental que los criterios se mantengan consistentes y sean explicados en las notas al reporte financiero.
¿Es posible comparar el estado de resultados por función entre empresas?
Es posible, aunque las comparaciones solo serán válidas si ambas empresas usan criterios similares en la asignación de costos y gastos. Las diferencias en estructura o políticas internas pueden afectar la relevancia de la comparación, por lo que es recomendable siempre revisar las notas y explicaciones detalladas.
¿Qué beneficios obtiene el área directiva con este reporte?
El área directiva obtiene una visión clara sobre qué áreas son rentables y cuáles requieren ajustes. El análisis detallado posibilita enfocar esfuerzos y recursos en los sectores más promisorios, fortalecer o reestructurar áreas críticas y formular políticas alineadas con la estrategia global de sostenibilidad y crecimiento.
Conclusión
Comprender y aplicar el estado de resultados por función ayuda a cualquier empresa u organización a identificar áreas clave para el crecimiento y la eficiencia. Además, ofrece la transparencia y el detalle que requieren los usuarios para una gestión informada y estratégica.
Si estudias, eres profesional o lideras un equipo, dominar esta herramienta fortalecerá tu capacidad para analizar resultados y proponer medidas concretas que realmente impacten los objetivos empresariales. Recuerda siempre interpretar los resultados en su contexto y considerando la realidad de tu organización.
Aprovecha los recursos que te compartimos y explora otras herramientas para maximizar tus conocimientos financieros y operativos. Cada nuevo aprendizaje es un paso hacia una gestión más sólida y profesional.
