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Contabilidad empresarial: Guía completa paso a paso

contabilidad empresarial

La contabilidad empresarial es indispensable para llevar un control de las finanzas en cualquier negocio. En este artículo te explicamos en profundidad este crucial proceso administrativo.

contabilidad empresarial

¿Qué es la contabilidad empresarial?

La contabilidad empresarial es un sistema de información mediante el cual las empresas registran, clasifican y resumen todas las transacciones económicas que realizan. La finalidad es generar reportes e informes contables y financieros útiles para la toma de decisiones.

Se trata de un proceso metódico y riguroso para recopilar, medir y analizar en términos monetarios las actividades que desarrolla una compañía. De esta manera, la gerencia puede interpretar mejor la posición financiera y evaluar el rendimiento con bases reales.

En esencia, la contabilidad empresarial proporciona una imagen completa de la situación patrimonial de un negocio. Refleja aspectos como la solvencia, liquidez y rentabilidad, fundamentales para tener el control financiero.

¿Qué se estudia en contabilidad empresarial?

En la carrera universitaria de contabilidad empresarial usualmente se estudian temas relacionados con:

  • Principios y normas contables: conjunto de conceptos básicos y reglas que rigen la práctica contable.
  • Análisis financiero: examen detallado de los estados financieros de las empresas para evaluar su desempeño.
  • Contabilidad de costos: técnicas para calcular lo que cuesta fabricar un producto o prestar un servicio.
  • Presupuestos: herramienta de pronóstico y planificación financiera en las compañías.
  • Auditoría: proceso de verificar que los registros contables sean correctos y cumplan normas.
  • Sistemas de información: software especializado para llevar la contabilidad de forma automatizada.
  • Contabilidad fiscal: enfocada al correcto cálculo de obligaciones tributarias.
  • Ética profesional: valores y conductas que debe seguir un buen contador.

Importancia de la contabilidad empresarial

Llevar una adecuada contabilidad empresarial es vital por varias razones:

  • Permite conocer de manera fiable la real situación económica y financiera de la empresa.
  • Ayuda a tomar mejores decisiones gerenciales con información correcta y actualizada.
  • Sirve para solicitar financiamiento externo y sustentar la capacidad de pago ante bancos.
  • Es indispensable para cumplir con las obligaciones tributarias ante el fisco.
  • Otorga un mayor control interno y ayuda a prevenir fraudes.
  • Incrementa la credibilidad de la compañía ante clientes, proveedores e inversionistas.

Objetivos de la contabilidad empresarial

Los principales objetivos de la contabilidad en cualquier negocio son:

  • Registrar de forma clara y organizada todas las operaciones económicas realizadas.
  • Elaborar periódicamente estados financieros confiables (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujos de Efectivo).
  • Proporcionar información relevante y útil para la planificación, evaluación y control.
  • Fundamentar la toma de decisiones con datos reales sobre costos, gastos, ventas, utilidades, etc.
  • Implementar sistemas de control interno para proteger los activos de la empresa.
  • Verificar el correcto cálculo y pago oportuno de impuestos.
  • Analizar la eficiencia en el uso de recursos para mejorar continuamente.

Principios y manual de contabilidad empresarial

Todo sistema contable se rige por principios fundamentales que le dan validez:

  • Equidad: registrar de manera imparcial todos los hechos económicos.
  • Ente: reconocer la empresa como una entidad con existencia independiente.
  • Bienes económicos: contabilizar todas las transacciones que representen derechos o valores para la empresa.
  • Moneda común denominador: expresar los registros de manera homogénea en términos monetarios.
  • Empresa en marcha: asumir que la compañía continuará operando en el futuro previsible.
  • Periodo: dividir la vida de la empresa en períodos uniformes de tiempo (mensual, anual) para medir rendimiento.
  • Devengo: registrar las operaciones en el período en que ocurren, no cuando se pagan o cobran.
  • Objetividad: respaldar los registros con evidencia documental verificable.
  • Materialidad: enfoque en hechos económicos significativos e ignorar detalles irrelevantes.
  • Consistencia: aplicar técnicas de valuación uniformes a lo largo del tiempo.

El manual de contabilidad establece las normas específicas para llevar los registros en una empresa particular. Detalla el plan de cuentas, las políticas sobre depreciación de activos, cuentas incobrables, manejo de inventarios, reconocimiento de ingresos, y más.

Ejemplos de contabilidad empresarial

Algunos ejemplos comunes de contabilidad empresarial son:

  • Registrar compras de mercadería al crédito. Se abona a cuentas por pagar y se carga el inventario.
  • Contabilizar gastos fijos incurridos como alquileres o servicios básicos. Se abona la cuenta de gasto respectiva y se carga caja o bancos.
  • Calcular planilla de sueldos de empleados. Se abona remuneraciones por pagar y se carga sueldos y beneficios sociales.
  • Registrar ventas de contado. Se abona caja y se carga ingresos operacionales. También se disminuye el inventario.
  • Depreciar activos fijos como maquinaria. Se registra gasto por depreciación con cargo a resultados.
  • Contabilizar provisiones para futuras contingencias. Se reconoce un pasivo estimado con cargo a gastos del período.

Beneficios de llevar una contabilidad empresarial

Implantar un buen sistema de contabilidad empresarial trae múltiples beneficios:

  • Permite tomar decisiones oportunas y acertadas con datos financieros de la empresa.
  • Ayuda a fijar precios de venta sobre bases reales de costos y gastos.
  • Mejora el control de efectivo, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
  • Sirve de sustento ante bancos para acceder a préstamos y otras fuentes de financiamiento.
  • Reduce el riesgo de fraudes o malversación de fondos.
  • Optimiza el pago de impuestos evitando multas fiscales.
  • Detecta a tiempo problemas financieros.
  • Incrementa la confianza de socios, clientes y proveedores.
  • Permite evaluar con mayor precisión la rentabilidad del negocio.

Errores que debo evitar en la contabilidad empresarial

Algunos errores frecuentes que se deben evitar son:

  • No respaldar los registros con sustento documentario.
  • Manejar contabilidades paralelas para ocultar ingresos al fisco.
  • Manipular cifras para mejorar artificialmente resultados.
  • No registrar oportunamente todas las transacciones económicas.
  • Utilizar criterios contables incorrectos por desconocimiento o mala fe.
  • Permitir que personal no autorizado tenga acceso a los sistemas.
  • Dejar vacíos o funciones no asignadas dentro del proceso contable.
  • No conciliar periódicamente cuentas bancarias, inventarios o cuentas por cobrar.

Consejos para mantener la contabilidad empresarial al día y eficiente

Te damos algunos consejos útiles:

  • Lleva registros contables de manera consistente y oportuna, idealmente diaria.
  • Respaldar toda transacción con documentos fuente (facturas, recibos, etc). Archivar ordenadamente.
  • Realiza conciliaciones y arqueos regulares para detectar desbalances.
  • Emplea un software contable confiable y aprende a sacarle el máximo provecho.
  • Capacita periódicamente al personal involucrado en labores contables.
  • Contrata una auditoría externa periódica para revisar procesos y estados financieros.
  • Prepara mensualmente estados financieros y analiza resultados vs presupuestos.
  • Asegúrate que la información contable guíe eficientemente la toma de decisiones gerenciales.

Oportunidades laborales para graduados en contabilidad empresarial

Los graduados en contabilidad tienen buenas oportunidades de empleo como:

  • Contadores generales: registran y preparan EEFF en empresas.
  • Auditores: verifican y dictaminan la razonabilidad de los EEFF.
  • Contadores de costos: calculan y analizan costos de producción.
  • Analistas financieros: interpretan EEFF y apoyan en decisiones.
  • Contadores fiscales: asesoran sobre obligaciones tributarias.
  • Contadores presupuestales: pronostican y controlan presupuestos.
  • Consultores de negocios: aconsejan para mejorar procesos y resultados.

Preguntas frecuentes

A continuación presentamos respuestas a algunas dudas habituales sobre este tema:

¿Qué documentos contables hay que preparar? +

Los principales documentos contables que toda empresa debe elaborar periódicamente son:

  • Estado de situación financiera: muestra activos, pasivos y patrimonio en una fecha determinada.
  • Estado de resultados: detalla ingresos, costos y gastos durante un periodo de operaciones.
  • Estado de flujos de efectivo: indica el efectivo generado y utilizado en actividades de operación, inversión y financiamiento.

¿Cada cuánto tiempo se debe hacer balances? +

CLo recomendable es hacer balances al menos cada mes. Esto permitirá un control oportuno y minucioso de las operaciones del negocio. Es sumamente útil para la gerencia tomar decisiones con información financiera actualizada.

¿Qué pasa si no llevo contabilidad en mi empresa? +

No llevar contabilidad o llevarla de manera desordenada e inconsistente puede acarrear graves consecuencias, entre ellas:

  • Desconocer la verdadera situación económica y financiera de la empresa.
  • Tomar malas decisiones por falta de información confiable y oportuna.
  • Tendencia a acumular deudas que ponen en riesgo la estabilidad del negocio.
  • Pagar demás impuestos al no poder sustentar adecuadamente los cálculos.
  • Riesgo de fraudes o apropiación indebida de activos.
  • Descalificación para obtener financiamiento bancario u otras fuentes de capital.

Recomendación de cursos

Aparte de la carrera profesional en contabilidad, existen cursos específicos muy útiles para adquirir conocimientos del área como:

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Conclusión

Como hemos visto a lo largo de este artículo, llevar una sólida contabilidad empresarial es indispensable para conocer a profundidad la realidad financiera de cualquier negocio y tomar decisiones acertadas. Además ayuda a cumplir obligaciones tributarias, obtener financiamiento, mejorar procesos y maximizar utilidades. Pon en práctica estos consejos para que la contabilidad y finanzas de tu emprendimiento siempre estén bajo control. ¡Éxitos!

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