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Contabilidad por centro de costos: Maximiza la rentabilidad de tu negocio

contabilidad por centro de costos

La contabilidad por centro de costos es una técnica que permite asignar los costos a áreas específicas de responsabilidad. Conocer en detalle dónde se generan los costos permite tomar mejores decisiones para maximizar beneficios.

contabilidad por centro de costos

¿Qué es la contabilidad por centro de costos?

La contabilidad por centro de costos es una técnica que clasifica los costos de acuerdo a cada departamento o área de responsabilidad de una empresa. Consiste en asignar los costos directos e indirectos a cada centro de costo, permitiendo conocer con mayor precisión dónde se generan.

Esto difiere de la contabilidad financiera tradicional, que se enfoca en clasificar los costos según su naturaleza (materia prima, mano de obra, costos indirectos, etc.) sin asignarlos a áreas específicas.

La contabilidad por centro de costos requiere definir previamente los centros de costos (producción, ventas, administración, etc.) para luego asignar todos los costos en los que incurren esas áreas. Esta asignación permite responsabilizar a los encargados y tomar decisiones para mejorar la rentabilidad de cada centro de costo.

Importancia de la contabilidad por centro de costos

La contabilidad por centro de costos es importante por varias razones:

  • Permite conocer en detalle los costos de cada departamento, detectando áreas ineficientes o con problemas.
  • Responsabiliza a los encargados de cada centro de costo por el desempeño de su área.
  • Facilita el análisis de rentabilidad por líneas de productos, territorios de ventas, proyectos, etc.
  • Ayuda a fundamentar la toma de decisiones gerenciales para reducir costos y mejorar resultados.
  • Sirve para fijar precios de venta en base a costos reales de producción.
  • Permite el control presupuestario al comparar costos reales con costos predefinidos.
  • Es útil para valorar inventarios de forma más precisa.
  • Mejora la planificación y proyecciones futuras de costos.

En definitiva, brinda información muy valiosa para maximizar la rentabilidad del negocio.

Diferencia entre contabilidad general y contabilidad por centro de costos

La principal diferencia es:

  • Contabilidad general: clasifica los costos por naturaleza (materia prima, mano de obra, alquileres, etc.) sin asignarlos a áreas específicas.
  • Contabilidad por centro de costos: asigna todos los costos directos e indirectos a centros de responsabilidad (producción, ventas, administración, etc.)

Otras diferencias:

  • La contabilidad general se enfoca en reporting financiero. La de centros de costos en análisis gerencial.
  • La contabilidad general registra los hechos históricos. La de centros de costos se orienta a la toma de decisiones futuras.
  • La contabilidad general tiene requerimientos legales y tributarios. La de centros de costos es un complemento para gestión interna.
  • La contabilidad general se basa en normas contables. La de centros de costos no tiene normas fijas.

La contabilidad general informa sobre el desempeño financiero total. La de centros de costos sobre la eficiencia de cada área de negocio. Son complementarias.

Cómo se implementa la contabilidad por centro de costos

Los pasos para implementar la contabilidad por centro de costos son:

  1. Definir los centros de costos relevantes. Por ejemplo: producción, ventas, administración, etc.
  2. Establecer criterios de asignación de costos a cada centro. Por ejemplo: directos y por uso de recursos compartidos.
  3. Diseñar un sistema para registrar y acumular costos por centro. Con cuentas contables y presupuestos por centro.
  4. Asignar los costos directos (mano de obra, materiales) de forma directa a cada centro.
  5. Prorratear los costos indirectos (alquiler, servicios) entre los centros según uso de recursos.
  6. Obtener reportes periódicos de costos por centro para analizar variaciones y resultados.
  7. Tomar decisiones informadas para reducir costos y mejorar la rentabilidad.

Es clave capacitar al personal sobre la metodología para que colaboren registrando adecuadamente los costos. El área de contabilidad y finanzas juega un rol importante supervisando la implementación.

Centro de costos y cuentas contables: una relación esencial

Los centros de costos se relacionan directamente con las cuentas contables. Aunque son conceptos distintos, se complementan:

  • Las cuentas contables (inventarios, materia prima, gastos fijos, etc.) registran los costos por naturaleza.
  • Los centros de costos (producción, ventas, etc.) acumulan esos costos en áreas de responsabilidad.

Para implementar la contabilidad por centros es necesario:

  • Crear subcuentas contables para cada centro de costo. Por ejemplo: Materia prima producción, gastos fijos ventas, etc.
  • Diseñar un sistema de codificación de cuentas que permita identificar centros. Ej: 40101-001 Alquiler fábrica.
  • Contabilizar gastos directos en subcuentas según centro de costo.
  • Prorratear gastos indirectos y registrar en subcuentas por centro.
  • Emitir reportes contables de costos por centros para su análisis.

La relación entre centros de costos y cuentas contables es fundamental en la implementación de esta técnica. Permite controlar costos con precisión.

Tipos de centros de costos en la contabilidad

Existen 3 tipos principales de centros de costos:

  • Centros de costos productivos: generan el producto o servicio. Por ejemplo: planta, operaciones.
  • Centros de costos no productivos: áreas de soporte. Ejemplo: contabilidad, sistemas.
  • Centros de costos comerciales: relacionados a ventas. Ejemplo: ventas, marketing.

Otra clasificación es:

  • Centros de costos principales: parte esencial del negocio. Por ejemplo: producción, ventas.
  • Centros de costos auxiliares: brindan apoyo a los principales. Ejemplo: recursos humanos, sistemas.

La definición de los centros de costos dependerá de cada empresa y su estructura organizativa. Lo importante es que permitan acumular y controlar costos de las áreas clave del negocio.

Ejemplos de centros de costos en diferentes industrias

Los centros de costos varían según el sector:

Industria manufacturera:

  • Producción
  • Control de calidad
  • Mantenimiento
  • Logística y distribución

Hotel:

  • Recepción
  • Habitaciones
  • Restaurant
  • Lavandería

Consultora:

  • Cuentas de clientes
  • Desarrollo de proyectos
  • Administración

Universidad:

  • Facultades
  • Biblioteca
  • Admisiones
  • Mantenimiento

Hospital:

  • Emergencias
  • Hospitalización
  • Laboratorios
  • Imagenología

Cada empresa debe definir sus centros de costo específicos según su realidad organizacional.

Cómo se asignan los costos a los centros de costos

Existen dos métodos:

Asignación directa: los costos se identifican plenamente con un centro de costo y se contabilizan directamente en él. Ejemplos:

  • Mano de obra: se asigna al centro donde presta servicios.
  • Materiales: se asignan a producción.
  • Comisiones: se asignan a ventas.

Distribución prorrateada: los costos indirectos compartidos se distribuyen mediante tasas preestablecidas. Ejemplos:

  • Alquiler se prorratea entre centros según metros cuadrados que ocupan.
  • Suministros según personal que tiene cada centro.
  • Energía eléctrica según consumo histórico.

Es importante definir bases de prorrateo de costos indirectos que reflejen el uso efectivo de recursos por cada centro de costo.

Ventajas y desventajas de la contabilidad por centro de costos

Ventajas:

  • Conocer en detalle dónde se generan los costos.
  • Tomar decisiones fundamentadas para reducir costos.
  • Controlar y responsabilizar a jefes de cada centro.
  • Fijar precios en base a costos reales.
  • Presupuestar y controlar con mayor precisión.

Desventajas:

  • Requiere definir centros de costos consistentes.
  • Complejiza un poco el sistema contable.
  • Exige asignar costos indirectos mediante prorrateos.
  • Genera cierta resistencia interna al inicio.
  • Demanda capacitación continua sobre la metodología.

En general, las ventajas superan ampliamente las desventajas. Los beneficios de contar con información detallada de costos suelen ser muy superiores al esfuerzo adicional de implementar esta técnica.

Preguntas frecuentes

La contabilidad por centro de costos es una potente herramienta de gestión, pero también genera varias preguntas frecuentes:

¿Cómo afecta la contabilidad por centro de costos a las decisiones empresariales? +

Permite tomar mejores decisiones sobre precios, presupuestos, gastos y estrategias específicas para cada área de negocio.

¿Es necesario implementarla en todas las empresas? +

Depende del tamaño y complejidad de la empresa. Es más útil en empresas medianas o grandes con varias áreas.

¿Cómo se realiza el análisis de los resultados obtenidos? +

Comparando resultados reales versus presupuestados para detectar y corregir desviaciones.

¿Cuáles son los desafíos más comunes al implementarla? +

Definir centros de costos y asignar gastos indirectos mediante prorrateos consistentes.

Conclusión

La contabilidad por centro de costos es una técnica que clasifica y asigna costos a áreas de responsabilidad, permitiendo un control de gestión más preciso. Su implementación requiere definir centros, asignar gastos directos e indirectos, y analizar periódicamente los resultados. Si bien demanda un esfuerzo, los beneficios suelen ser muy superiores, generando información invaluable para la toma de decisiones empresariales. Es una poderosa herramienta para maximizar la rentabilidad de cualquier negocio.

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