Contabilidad Separada: Guía para PYMES

La contabilidad separada es una práctica fundamental en la gestión financiera y contable de cualquier organización. Permite identificar de forma diferenciada los gastos e ingresos de actividades específicas, fondos y donaciones, cumpliendo con requerimientos legales y tributarios.

En este artículo encontrarás todo sobre la contabilidad separada: conceptos básicos, importancia, implementación, normativas aplicables, casos prácticos y recomendaciones para su correcta aplicación en empresas, entidades sin ánimo de lucro y personas naturales.

¿Qué es la contabilidad separada?

La contabilidad separada es una práctica contable que consiste en llevar registros financieros independientes para actividades, programas o centros de costos específicos dentro de una misma compañía, institución u organización.

Se basa en el principio de que toda transacción que realiza la entidad debe quedar registrada de acuerdo a la actividad o centro de operación al que corresponda. Esto permite conocer de forma diferenciada los gastos e ingresos de áreas estratégicas para la organización.

La contabilidad separada tiene múltiples objetivos, entre los principales se encuentran:

• Cumplir con requerimientos legales o tributarios para registros independientes de ciertas actividades.
• Visibilizar gastos e ingresos de proyectos, programas o centros de costos específicos.
• Tomar decisiones gerenciales basadas en información financiera confiable y oportuna de segmentos del negocio.
• Demostrar el uso adecuado de fondos provenientes de donaciones, subvenciones o convenios.
• Facilitar procesos de auditoría financiera sobre áreas estratégicas de la compañía.

Principios básicos

La contabilidad separada se basa en tres principios básicos fundamentales:

• Identificación de las transacciones: cada gasto o ingreso debe quedar perfectamente identificado con la actividad, centro de operación o segmento del negocio al que pertenece.
• Registro de las transacciones: los gastos e ingresos se registran en cuentas contables independientes para reflejar la realidad económica de cada centro de costo o actividad sujeta a contabilidad separada.
• Documentación de respaldo: todas las transacciones registradas deben contar con documentos de soporte idóneos que evidencien su relación directa con la actividad o centro de costo correspondiente.

Importancia de la contabilidad separada en la gestión financiera

Implementar un sistema de contabilidad separada trae grandes beneficios a cualquier organización, entre los cuales se destacan:

• Permite visibilizar gastos e ingresos de forma diferenciada para áreas estratégicas, facilitando la toma de decisiones gerenciales.
• Mejora el control interno al exigir una correcta identificación y documentación de todas las transacciones.
• Otorga información financiera confiable y oportuna sobre proyectos, programas o centros de operación específicos de la compañía.
• Facilita procesos de auditoría sobre áreas críticas del negocio.
• Cumple con requerimientos legales para registro independiente de ciertas actividades.
• Demuestra correcto uso de fondos provenientes de donaciones, subvenciones o convenios con entidades públicas o privadas.

En definitiva, la contabilidad separada fortalece la gestión financiera de cualquier organización a través de información diferenciada para la toma de decisiones, mayor control y cumplimiento normativo.

Implementación de la contabilidad separada

Implementar un sistema de contabilidad separada en una compañía u organización requiere seguir una serie de pasos para garantizar un proceso efectivo acorde a las necesidades y objetivos trazados.

En primer lugar, es indispensable realizar un diagnóstico previo que permita identificar las áreas estratégicas, programas, proyectos o centros de costos que requieren un registro contable independiente. Esto con el fin de enfocar los esfuerzos y recursos en los segmentos realmente relevantes.

Posteriormente, se deben definir las cuentas contables necesarias para el registro diferenciado de las transacciones de cada centro de operación sujeto a contabilidad separada. Lo ideal es crear una codificación específica que facilite la identificación inequívoca.

Asimismo, es clave establecer procedimientos y políticas internas para garantizar el correcto flujo de información contable y soportes. Capacitar al personal en este nuevo esquema resulta fundamental para el éxito.

Pasos para establecer una contabilidad separada

Los principales pasos para implementar la contabilidad separada son:

1. Identificar centros de costos/actividades que requieren registro contable independiente.
2. Definir cuentas contables necesarias.
3. Establecer codificación para diferenciar transacciones.
4. Diseñar procedimientos y flujos de información.
5. Capacitar al personal en políticas y directrices.
6. Realizar seguimiento y optimización continua.

Herramientas y programas contables para la codificación

Existen múltiples herramientas de software que permiten una efectiva implementación de contabilidad separada, entre las más utilizadas se encuentran:

• SAP: permite crear segmentos de negocio y centros de beneficio para contabilizar por separado mediante códigos diferenciadores.
• Oracle Netsuite: posibilita estructurar cuentas y subcuentas por centros de costos, proyectos y programas de forma independiente.
• Zoho Books: opción asequible para PYMES que permite codificaciones personalizadas de ingresos y gastos por segmentos de negocio.
• QuickBooks: herramienta enfocada en pequeñas empresas con funciones para registrar transacciones con códigos de clasificación.

Lo recomendable es que el software contable permita crear campos y códigos personalizados para identificar de forma inequívoca todas las transacciones sujetas a contabilidad separada. Así se facilita el registro, seguimiento y trazabilidad.

Contabilidad separada en el marco de subvenciones y donaciones

La contabilidad separada cobra especial importancia en el contexto de subvenciones y donaciones recibidas por una entidad. Permite demostrar el uso adecuado y estricto de dichos fondos ante los entes de control y financiadores.

Las organizaciones sin ánimo de lucro, fundaciones, asociaciones y entidades del sector público son las principales receptoras de este tipo de aportes. Por ello, deben implementar una contabilidad independiente para todas las actividades, programas y proyectos financiados total o parcialmente mediante subvenciones o donaciones.

Adicionalmente, este tipo de registros diferenciados facilita la gestión interna sobre el avance en la ejecución presupuestal de iniciativas específicas. Así como la determinación de posibles desviaciones para la toma de acciones correctivas que encaminen el uso de los fondos según lo pactado.

Identificación clara de gastos subvencionables

Para realizar una correcta contabilidad separada de gastos cubiertos con subvenciones o donaciones, es indispensable:

• Revisar detenidamente los convenios y contratos para identificar claramente las actividades y tipos de gastos subvencionables.
• Establecer una codificación diferenciada para el registro contable de todas las transacciones correspondientes a dichos gastos admisibles.
• Validar previamente la elegibilidad de los gastos a efectuar de acuerdo a lo estipulado en los contratos.
• Archivar adecuadamente los soportes que evidencien relación directa con las actividades subvencionadas.

Diferenciación de transacciones para fondos y donaciones

Para diferenciar adecuadamente las transacciones de fondos y donaciones en la contabilidad se recomienda:

• Crear códigos contables específicos que permitan identificar el origen (público o privado).
• Establecer centros de costos independientes para cada fondo o donación.
• Implementar una codificación presupuestal que evidencie el proyecto/programa financiado.
• Incluir campos diferenciadores en el software contable para filtrar y clasificar.
• Archivar documentos de respaldo identificando actividad y origen de los fondos.

Esto facilita el registro, control y trazabilidad, demostrando ante entes internos y externos el uso estricto para fines autorizados.

Normativa y requerimientos legales

La contabilidad separada en Colombia se rige por la normativa y directrices impartidas principalmente por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) y la Ley 1314 de 2009 regulatoria de las normas internacionales de información financiera.

Dichas disposiciones legales establecen lineamientos y requisitos para el adecuado registro contable independiente de ciertas actividades económicas. El propósito es garantizar información financiera diferenciada, confiable y transparente sobre operaciones específicas para fines de control, gestión y toma de decisiones.

Las compañías obligadas legalmente a implementar contabilidad separada son principalmente instituciones financieras, aseguradoras, almacenes generales de depósito y fondos de pensiones y cesantías. No obstante, su aplicación se ha expandido a otros sectores dados la utilidad para gestión interna.

Normas internacionales de contabilidad aplicables

Las principales NIIF relacionadas con contabilidad separada son:

• NIC 1: Presentación de estados financieros.
• NIIF 8: Segmentos operativos.
• NIIF 5: Activos no corrientes disponibles para la venta.
• NIC 7: Estado de flujos de efectivo.

Éstas regulan la presentación de información financiera por segmentos de negocio y actividades especiales.

Directrices del decreto y conceptos del CTCP

El CTCP ha emitido conceptos que precisan directrices para contabilidad separada, destacando:

• Decreto 2784 de 2012 y modificatorios: establece obligatoriedad de registros diferenciados para instituciones financieras y aseguradoras.
• Concepto 2020-0685: lineamientos para contabilidad independiente de operaciones de factorización.
• Concepto 2020-0192: precisiones para registro contable de contratos de fiducia mercantil.

Casos prácticos y ejemplos

La implementación de contabilidad separada resulta muy útil en diversos casos prácticos. Su aplicación facilita el control, trazabilidad y gestión diferenciada de operaciones, permitiendo una mayor visibilidad para la toma de decisiones.

Entre los ejemplos más comunes de aplicación exitosa de contabilidad separada se encuentran las empresas manufactureras que tienen centros de producción especializados, los negocios con sucursales en distintas ciudades, las fundaciones y asociaciones que manejan múltiples convenios y proyectos con cooperantes, así como los fondos de inversión con varios portafolios.

Veamos a continuación algunas situaciones puntuales donde la contabilidad separada se convierte en un pilar fundamental para visibilizar información financiera de segmentos del negocio.

Autónomos y la contabilidad separada

En el caso de trabajadores autónomos con diferentes fuentes de ingresos, llevar contabilidad separada por tipo de servicio o cliente permite:

• Conocer la rentabilidad real de cada actividad para enfocar esfuerzos.
• Establecer tarifas precisas acordes a los costos incurridos.
• Identificar la mejor forma de invertir las ganancias según el servicio.
• Demostrar ante la DIAN el origen de los ingresos para deducciones.

Empresas con inversiones en entidades dependientes

Las compañías que poseen inversiones en otras entidades deben llevar contabilidad separada sobre:

• Movimientos patrimoniales de sus inversiones permanentes.
• Registro de método de participación.
• Deterioros o reversiones de inversiones.
• Recepción de dividendos.

Esto proporciona información invaluable para evaluar el retorno de dichos activos e impactos sobre los estados financieros consolidados.

Conclusión

La contabilidad separada se ha convertido en una práctica indispensable para el adecuado control financiero y contable de las operaciones en cualquier tipo de organización. Permite identificar con claridad los resultados económicos de segmentos, actividades o centros de costos específicos, facilitando la toma de decisiones gerenciales.

Su correcta implementación requiere del compromiso de la alta dirección para establecer procesos y procedimientos internos que garanticen el óptimo flujo de información. Asimismo, es clave capacitar al personal en la aplicación de codificaciones diferenciadoras para el registro preciso de todas las transacciones sujetas a contabilidad independiente.

Las compañías que optan por este esquema contable y financiero mejoran sustancialmente el monitoreo sobre áreas estratégicas del negocio. Lo cual se traduce en mayores controles, eficiencias operativas y un adecuado cumplimiento de la normativa legal vigente aplicable en materia de contabilidad separada.

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