Contabilidad para asociaciones sin fines de lucro

Llevar una contabilidad ordenada es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier entidad, pero existen particularidades importantes en las asociaciones sin fines de lucro.

En este artículo analizaremos los fundamentos, procesos, obligaciones legales y recomendaciones para implementar un sistema contable eficiente adaptado a las necesidades de organizaciones no gubernamentales y sin ánimo de lucro.

Fundamentos de la contabilidad no lucrativa

La contabilidad de entidades sin fines de lucro posee particularidades que la diferencian de la contabilidad tradicional. La ausencia de afán de beneficio económico y la necesidad de transparentar el uso de fondos ante socios, financiadores y organismos supervisores son dos características distintivas de este sector.

Por tanto, se requiere adaptar los procesos de registro y presentación de cuentas a las singularidades de asociaciones y fundaciones, en base a la normativa contable general y especificaciones para tercer sector.

Principios básicos

Los principios de contabilidad generalmente aceptados para empresas se aplican también a entidades no lucrativas, principalmente:

• Registro sistemático de todos los movimientos.
• Uniformidad de criterios.
• Prudencia en valuaciones.
• No compensación de partidas.
• Primacía de realidad económica sobre formalidad.
• Continuidad en procedimientos.

No obstante, deben priorizarse la transparencia informativa y fiel imagen patrimonial de la organización.

Adaptaciones del Plan General Contable para entidades sin fines de lucro

El Plan General Contable español (PGC), pese a enfocarse en sociedades mercantiles, sirve como referencia para la contabilidad no lucrativa, con ciertos ajustes:

• Mayor detalle en gastos e inversión para control de fondos.
• Identificación de financiaciones y donaciones finalistas.
• Revelación de operaciones con partes vinculadas.
• Estructura de balance y estado de resultados adaptada.
• Información sobre voluntariado, actividades y beneficiarios.

Así, el PGC orienta los sistemas contables de asociaciones.

Proceso contable en organizaciones sin ánimo de lucro

El proceso integral de contabilidad para entidades sin fines de lucro consta de:

• Registro de transacciones: desde compras y ventas, hasta donativos, subvenciones o movimientos bancarios.
• Seguimiento presupuestario: analizar desviaciones entre cuentas reales y presupuestadas.
• Elaboración de estados financieros: balance, cuenta de resultados y memoria anual.
• Auditorías: externas o internas para verificar datos.
• Presentación de cuentas: ante socios, donantes y organismos.
• Resolución de consultas: aclaración pública de dudas.
• Actualización normativa: estar al día en legislación para implementar mejoras.

Registro y seguimiento financiero

Registrar metódicamente todos los cobros y pagos en software contable es esencial. Ello permite extraer reportes sobre origen y destino de fondos, evolución de donaciones o subvenciones, y comparativas presupuestarias para tomar decisiones informadas sobre inversiones, gastos y estrategia general.

Asimismo, el histórico de registro contable bien documentado sirve de evidencia ante fiscalizaciones.

Presentación de informes y transparencia

Las asociaciones deben publicar sus cuentas anuales en webs o registros públicos. Además de estados financieros formales, es recomendable difundir informes de gestión con lenguaje asequible, detallando objetivos, actividades, beneficiarios, origen de ingresos y distribución del gasto.

Esta rendición de cuentas clara ante socios, financiadores y ciudadanía resulta vital para transmitir una imagen de transparencia y consolidar apoyos.

Obligaciones legales y fiscales

La normativa mercantil, contable, fiscal, de transparencia y tercer sector impone exhaustivos deberes a las entidades no lucrativas para operar de forma regularizada. Analicemos los requerimientos fundamentales.

Obligaciones generales según el PGC

• Llevar relación cronológica de cobros y pagos.
• Realizar balance, cuenta de pérdidas y ganancias, y memoria anual.
• Aprobar cuentas por órgano de gobierno de la asociación.
• Auditar cuentas en función del tamaño de la organización.
• Depositar cuentas anuales en registro correspondiente.

Especificaciones para asociaciones declaradas de utilidad pública

Las organizaciones con este reconocimiento ministerial deben cumplir condiciones adicionales, como:

• Destinar al menos 70% de rentas e ingresos a fines de interés general.
• No repartir beneficios entre asociados o terceros.
• Disponer de los medios personales y materiales adecuados.
• Llevar contabilidad que permita diferenciar ingresos y gastos por proyectos.
• Auditar las cuentas anualmente.

Requisitos para asociaciones con y sin actividades económicas

Las obligaciones también varían en función de si la entidad realiza o no directamente actividades mercantiles:

• Sin actividad mercantil: normas del PGC adaptadas al sector no lucrativo.
• Con actividad mercantil: adicionalmente, requisitos como presentar declaración del Impuesto de Sociedades o liquidación trimestral del IVA.

Gestión eficiente de la contabilidad

Optimizar tareas contables resulta primordial para asignar apropiadamente los limitados recursos humanos y económicos de las asociaciones sin fines de lucro.

Planificación de gastos y presupuestos

Planificar gastos anuales y presupuestos por proyectos es fundamental. Permite establecer previsiones realistas de inversiones necesarias y costes asociados a actividades. Asimismo, posibilita identificar desviaciones a tiempo para reorientar partidas, detectar aumentos de gasto inesperados o que pongan en riesgo la viabilidad, y sustentar solicitudes de subvenciones públicas y apoyo de donantes privados.

La planificación presupuestaria cuidadosa repercute directamente en la salud financiera de la organización.

Herramientas y software contable recomendados

Manejar software actualizado de gestión contable presenta múltiples beneficios respecto al registro manual, como:

• Mayor rapidez y eficiencia en procesamiento de datos.
• Minimiza errores humanos.
• Extracción ágil de reportes y comparativas.
• Análisis de desviaciones respecto a presupuestos.
• Detección temprana de problemas de liquidez.
• Datos consistentes para auditorías.
• Adaptación sencilla a cambios normativos.

Soluciones populares por su relación calidad-precio son, por ejemplo, las suites online de Sage y de Facturalia para pymes y autónomos.

Evitar sanciones y cumplir con la normativa

Es esencial detectar y subsanar incumplimientos para mantener el status legal y evitar sanciones económicas o penales por funcionamiento irregular de las asociaciones.

Errores comunes y cómo evitarlos

Los fallos de cumplimiento más frecuentes que conviene vigilar son:

• Incumplir plazos de presentación de documentos. Solución: establecer recordatorios con meses de antelación en calendario contable para preparar datos a tiempo.
• No destinar al menos 70% de ingresos a fines de interés general, en el caso de asociaciones de utilidad pública. Solución: analizar que los gastos de proyectos y actividades propias superan ampliamente gastos indirectos y de estructura.
• Deficiencias en custodia y registro de libros y socios: llevar al día libro diario, mayor, inventarios y actas. Solución: revisar y actualizar regularmente todos los registros, tanto físicos como digitales.

Actualizaciones legislativas recientes

Dos cambios normativos relevantes a considerar son:

• Nueva Ley de Transparencia (Ley 19/2013): Refuerza obligaciones de publicar datos actualizados sobre estructura organizativa, actividades, contratos, convenios, subvenciones, presupuestos, cuentas, informes de auditoría, y retribuciones de máximos responsables.
• Adaptación sectorial del PGC (Resolución ICAC del 26/3/2013): Detalla información mínima a reflejar en los estados financieros de las entidades sin fines lucrativos.

Recursos y asesoramiento profesional

Obtener asesoría experta y formarse continuamente en materia contable no lucrativa es clave para resolver dudas, aplicar buenas prácticas y actualizarse ante reformas legislativas que afecten a las obligaciones de asociaciones.

Dónde obtener ayuda especializada

Existen diversos recursos disponibles:

• Consultoras especializadas en tercer sector. Ofrecen servicios personalizados de contabilidad externalizada y asesoramiento legal para fundaciones, ONG y entidades sociales, con tarifas adaptadas a organizaciones sin ánimo de lucro.
• Asociaciones profesionales: Interesante es la Asociación Española de Fundaciones (AEF), con servicios de asesoramiento y análisis de información especializada en normativa, transparencia y buen gobierno para fundaciones.
• Plataformas sociales como Compromiso Empresarial, donde colaborar e intercambiar buenas prácticas con otras entidades.

Formación y capacitación en contabilidad no lucrativa

Capacitar al equipo contable, voluntarios y cargos directivos resulta una inversión rentable para actualizar conocimientos, incorporar mejoras en gestión de registros y cuentas, y cumplir meticulosamente obligaciones contables y de transparencia ante donantes y administraciones públicas.

Modalidades recomendadas:

• Cursos online específicos para tercer sector, como los que imparte la Fundación Luis Vives sobre contabilidad adaptada a entidades sin fines de lucro.
• Jornadas y talleres presenciales organizados por colegios profesionales de economistas.

Preguntas frecuentes

Aclaramos aquí algunas de las consultas más comunes en materia contable para entidades del tercer sector:

Conclusión

En definitiva, implementar apropiados sistemas de finanzas y contabilidad resulta indispensable para garantizar el buen funcionamiento y continuidad de las entidades no lucrativas a lo largo del tiempo. Rendir cuentas de manera transparente, planificar diligentemente presupuestos, registrar cuidadosamente todos los movimientos contables, adaptarse a cambios normativos y obtener asesoría experta son procesos medulares que deben gestionar las asociaciones, fundaciones y ONGs para evidenciar un uso eficiente de fondos conforme a sus nobles misiones sociales. Reforzar la profesionalidad en los ámbitos financiero y contable se traduce directamente en optimizar la administración de limitados recursos económicos y humanos tan necesarios para multiplicar la ayuda prestada a sus beneficiarios, y consolidar la confianza y respaldo de socios, voluntarios, donantes y la sociedad.

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