Contabilidad de Fianzas: Guía para su registro, tratamiento y gestión

Las fianzas son un instrumento financiero importante dentro de diversas operaciones comerciales, cuyo correcto registro y tratamiento contable es fundamental.

¿Qué son las fianzas desde el punto de vista contable?

Desde la perspectiva de la contabilidad, una fianza es una garantía financiera que se otorga para asegurar el cumplimiento de obligaciones. Por lo general implica el desembolso o bloqueo de efectivo.

Existen dos modelos principales de fianzas:

• Fianzas constituidas: son las fianzas otorgadas por una empresa para garantizar sus propias obligaciones ante un tercero. Por ejemplo, para garantizar el pago de un alquiler comercial. Su registro contable permite reflejar esta garantía en los estados financieros.
• Fianzas recibidas: son las fianzas entregadas por terceros a una empresa para garantizar obligaciones con ella. Por ejemplo, las fianzas de inquilinos recibidas por el arrendador. Al registrarlas adecuadamente se refleja este activo de la empresa.

En ambos casos, su correcta contabilización es necesaria para mostrar esta garantía en los balances y estados de resultados. Los principios y normas contables entregan pautas para su reconocimiento e información en los reportes.

Tipos de Fianzas y su propósito

Existen diversos tipos de fianzas según el propósito de la garantía:

• Fianzas de alquiler: otorgadas para garantizar el cumplimiento de un contrato de arriendo. Cubren posibles incumplimientos en el pago de la renta.
• Fianzas aduaneras: garantizan obligaciones ante la aduana por concepto de impuestos o retiro de mercancías.
• Fianzas judiciales: exigidas en procesos judiciales para garantizar el cumplimiento de resoluciones o sentencias.
• Fianzas de anticipo: garantizan la devolución de un anticipo otorgado si no se cumple la prestación.

Cada tipo de fianza tiene fines específicos, pero en común buscan respaldar obligaciones contractuales entre las partes.

Desde el punto de vista contable, todas estas fianzas deben registrarse para mostrar la garantía en los estados financieros.

Contabilización de fianzas constituidas y recibidas

Existen procesos contables específicos para el registro de fianzas constituidas y recibidas. Veámoslos con detalle:

Proceso de registro de fianzas constituidas

Cuando una empresa otorga una fianza para garantizar una obligación propia, debe contabilizarla mediante los siguientes pasos:

1. Desembolso de efectivo: se registra un cargo a la cuenta de activo disponible por el monto de la fianza y un abono a bancos. Reflejando la salida real de fondos.
2. Reconocimiento de la fianza: se registra un cargo en la cuenta contable de fianzas constituidas y un abono en la cuenta de activo disponible. Mostrando el traspaso al nuevo activo de garantía.
3. Ajustes periódicos: durante la vigencia de la fianza se podrían realizar ajustes o reclasificaciones contables según nuevas condiciones.
4. Liquidación final: al término se registra un abono a fianzas constituidas y un cargo a disponible o efectivo por la materialización o recuperación de la garantía.

Proceso de registro de fianzas recibidas

Cuando una empresa recibe una fianza de un tercero, se contabiliza así:

1. Ingreso de efectivo: se registra un cargo en la cuenta de bancos o caja y un abono a fianzas recibidas, reflejando la recepción de fondos.
2. Reconocimiento de la fianza: se traspasa el saldo de fianzas recibidas a la cuenta contable correspondiente a ese pasivo.
3. Ajustes y seguimiento: durante la vigencia se realizan valoraciones, actualizaciones o reclasificaciones de ser necesario.
4. Devolución o ejecución: al término se registra un cargo a fianzas recibidas y un abono a disponible. Para registrar su devolución o apropiación de la garantía.

Tratamiento contable de las fianzas

Existen normas y lineamientos contables para el reconocimiento, medición y presentación de las fianzas en los estados financieros. Analicemos los principales:

Reconocimiento inicial de la fianza

Al inicio, la fianza se registra en cuentas de activo o pasivo de acuerdo a si fue constituida o recibida. Se reconocen por el efectivo entregado o recibido. En el caso de fianzas no monetarias, se registra por el valor razonable del instrumento.

Ajustes y reclasificación de fianzas

Posteriormente se realizan las reclasificaciones necesarias desde fianzas hacia las cuentas específicas de la obligación que garantizan. Por ejemplo, si garantiza un préstamo se reclasifica a este pasivo.

Periódicamente se ajusta su valor para reflejar cambios en la probabilidad de incumplimiento de la obligación principal. Incrementando o disminuyendo el saldo según nuevas estimaciones.

Ejemplos prácticos de contabilización de fianzas

Veamos mediante casos concretos cómo se contabilizan las fianzas en la práctica:

Ejemplo de contabilización de una fianza de alquiler

Juan Pérez S.A. recibe del arrendatario Martínez Hnos. una fianza por $500.000 pesos para garantizar 6 meses de arriendo de una bodega.

Al inicio se registra así:

DETALLE	DEBE	HABER
CAJA	500.000
a FIANZAS POR COBRAR		500.000

Posteriormente, los saldos del nuevo ejercicio:

DETALLE	DEBE	HABER
FIANZAS POR COBRAR	500.000
a INGRESOS DIFERIDOS		500.000

Casos comunes y tratamiento de excepciones

Las fianzas de contratos de largo plazo normalmente se reclasifican de forma periódica reconociendo partes iguales en ingreso en cada ejercicio contable.

Cuando se incumple la obligación principal, se ejecuta la fianza registrando un cargo a bancos y un ingreso por la apropiación. Tratándola como un ingreso financiero extraordinario.

¿De qué manera afectan las fianzas a los estados financieros?

Las fianzas tienen un impacto directo en varias cuentas del Balance General y del Estado de Resultados.

Por ejemplo, las fianzas constituidas se reflejan en los activos del balance como saldos bloqueados de efectivo o instrumentos financieros no corrientes. Mientras que las recibidas se muestran en el pasivo como ingresos diferidos o depósitos de terceros.

En resultados, los ajustes periódicos y liquidación final de las fianzas también pueden significar ingresos o gastos extraordinarios en un ejercicio.

Por lo tanto, al registrar correctamente todas las operaciones de fianzas se logra una representación fiel de la situación financiera de la empresa.

Aspectos legales y fiscales de las fianzas

Junto con la contabilidad, existen otros aspectos legales y fiscales a considerar sobre las fianzas:

Implicaciones fiscales de las fianzas

Dependiendo de la jurisdicción y el tipo de fianza, pueden existir implicancias fiscales por la emisión, mantenciones o apropiación de garantías. Incluso en algunos casos deben pagarse impuestos o presentar declaraciones especiales ante el Servicio de Impuestos.

Por ejemplo, en las fianzas de arrendamiento en Chile por sobre 5.000 UF se aplica una retención de impuesto adicional por constituir un ingreso no habitual para el receptor.

Normativa legal aplicable a las fianzas

Existen leyes y regulaciones que rigen distintos aspectos de las fianzas, como los derechos y deberes en su uso, plazos, montos, entre otros.

Por ejemplo, en México la Ley Federal de Instituciones de Fianzas regula esta industria. Mientras que en materia de arrendamientos la normativa civil de cada país suele mencionar límites y procedimientos de ejecución de este tipo de garantías.

Los expertos contables y financieros deben conocer esta normativa local antes de implementar cualquier registro o política relacionada a fianzas.

Herramientas y software para la gestión contable de fianzas

Existen soluciones tecnológicas que facilitan y automatizan la contabilidad de fianzas:

Software contable y su aplicación en fianzas

Los softwares de contabilidad más avanzados permiten crear subcuentas y centros de costos específicos para administrar tantas fianzas recibidas y entregadas. Incluyen funciones para registrar y clasificar estas transacciones correctamente.

Algunos incluso automatizan la reclasificación periódica de los saldos de fianzas según la obligación principal que está garantizando en el período contable.

Automatización del proceso contable de fianzas

Al parametrizar reglas y plantillas sobre el tratamiento de fianzas, es posible automatizar todos los registros necesarios al recibir o entregar una garantía.

Con la integración de soluciones de automatización robótica de procesos (RPA) es factible programar robots que interpreten contractualmente los términos de cada nueva fianza y contabilicen los asientos correspondientes sin intervención manual.

Aspectos que deben considerarse al auditar las fianzas

Dentro de una auditoría contable, las principales pruebas relacionadas a las fianzas deben verificar:

• Su correcto registró inicial por el monto efectivamente recibido/pagado.
• Que la reclasificación periódica considere la obligación principal actual que garantizan.
• Los ajustes de valor o actualizaciones se realicen según cambios en las condiciones y riesgos.
• Su presentación y revelación en los Estados Financieros sea apropiada y suficiente.
• El tratamiento fiscal de constitución, ajustes y apropiación de fianzas sea el correcto.

Con una revisión detallada de estos aspectos se puede dictaminar razonablemente sobre la situación de fianzas de la entidad.

Preguntas frecuentes

Veamos algunas preguntas frecuentes sobre la contabilidad de fianzas:

Conclusión

Llevar correctamente la contabilidad y finanzas de fianzas es clave para reflejar esta garantía en los estados contables de cualquier empresa. En este artículo vimos pautas integrales sobre el registro, medición y control de fianzas bajo normativa vigente. Considerando su reconocimiento inicial, reclasificaciones, ajustes periódicos, implicancias fiscales, software de apoyo y auditoría. Manejar adecuadamente esta contabilidad permitirá tomar mejores decisiones financieras y empresariales sobre estas garantías que refuerzan la situación patrimonial y la gestión de obligaciones.

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