La contabilidad electrónica: Qué es, para qué sirve y cómo empezar

La contabilidad electrónica es una herramienta fundamental en el mundo empresarial actual. A través de este artículo explicaremos sus características y ventajas para que los estudiantes comprendan mejor este sistema de gestión financiera.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica se refiere al proceso de registrar y almacenar contablemente las transacciones económicas de una entidad a través de medios y soportes digitales. Permite llevar un control exacto de los ingresos, gastos, activos y pasivos de manera automatizada.

El sistema contable electrónico reemplaza los libros y documentos contables en físico por su versión digital. De esta forma, la información financiera queda registrada y estructurada de forma electrónica mediante el uso de software especializado.

Historia de la contabilidad electrónica

El inicio de la contabilidad electrónica se remonta a mediados del siglo XX, cuando comenzaron a desarrollarse los primeros programas informáticos para automatizar tareas administrativas y contables. Sin embargo, no fue hasta la década de los 90 cuando este sistema se popularizó gracias a la expansión del uso de ordenadores personales.

¿Para qué sirve y como se hace una contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica sirve principalmente para registrar, clasificar, resumir y presentar de forma sistemática y estructurada las transacciones económicas de una entidad. Para llevar a cabo este proceso de forma electrónica, se requiere el uso de un software contable que permita ingresar los comprobantes digitales de las operaciones, como facturas, recibos, cheques, etc.

Dicho software contiene diferentes módulos que facilitan tareas como la emisión de documentos fiscales electrónicos, el control de inventarios, la generación de estados financieros y la presentación de declaraciones ante las autoridades tributarias. De esta manera, el proceso contable se automatiza por completo y la información queda almacenada de forma digital para su posterior análisis.

¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad electrónica?

En México, la contabilidad electrónica es obligatoria para todas las personas físicas y morales a partir del 1 de enero de 2022, según lo establecido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Quienes incumplan con esta disposición se arriesgan a recibir multas de entre $1,000 y $10,000 pesos.

La obligatoriedad aplica independientemente del régimen fiscal o tamaño de la empresa. Incluso los contribuyentes exentos deben presentar de forma electrónica su contabilidad ante el SAT cuando sean requeridos.

¿Cuándo se presenta la contabilidad electrónica?

La presentación de la contabilidad electrónica ante el SAT depende del régimen fiscal de cada contribuyente. Para las personas físicas con actividad empresarial, el plazo es antes del 15 de febrero del año siguiente al que corresponden los comprobantes digitales.

En el caso de las personas morales, el plazo es el 30 de abril. No obstante, existen algunas excepciones como los nuevos contribuyentes, que cuentan con 30 días hábiles posteriores al alta en el RFC para presentar su primera contabilidad electrónica.

También están exentos de esta obligación los contribuyentes cuyos ingresos anuales no excedan los 400,000 pesos y siempre que no se dediquen a actividades empresariales. De lo contrario, deberán cumplir con la presentación en los plazos establecidos.

¿Cuáles son los archivos básicos que maneja una contabilidad electrónica?

Los archivos más importantes que se manejan en una contabilidad electrónica son los siguientes:

• Catálogo de cuentas: Contiene la estructura y clasificación de las cuentas contables de la empresa.
• Diario general: Registro de todas las transacciones en orden cronológico.
• Mayor: Muestra el saldo de las cuentas y agrupa las transacciones por cuenta.
• Balanza de comprobación: Documento que comprueba la igualdad entre los haberes y los débitos del período.
• Estados financieros: Reportes como balance general, estado de resultados y flujo de efectivo.

Importancia de la contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica presenta múltiples beneficios e importancia para cualquier tipo de organización:

• Agiliza los procesos contables como la emisión de facturas, notas de débito/crédito, etc.
• Facilita el control y seguimiento de las operaciones financieras en tiempo real.
• Permite tomar decisiones gerenciales más acertadas gracias al acceso instantáneo a la información financiera.
• Reduce costos al eliminar el uso de papel y automatizar tareas manuales.
• Cumple con las obligaciones fiscales de presentación de declaraciones de manera electrónica ante el SAT.
• Proporciona seguridad y respaldo de los datos contables ante cualquier contingencia.

Características contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica se caracteriza principalmente por:

• Ser un sistema digitalizado que sustituye los libros y documentos contables físicos.
• Automatizar procesos mediante el uso de software especializado.
• Almacenar y clasificar de forma estructurada toda la información financiera de la empresa.
• Emitir comprobantes fiscales digitales con validez legal ante el SAT.
• Generar reportes y estados financieros en tiempo real.
• Contar con controles de acceso y permisos de usuario que garantizan la seguridad de los datos.

Fundamento legal de la contabilidad electrónica

El marco jurídico que rige la implementación de la contabilidad electrónica en México se basa principalmente en lo establecido por el Código Fiscal de la Federación y la Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal correspondiente.

De acuerdo al Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a llevar su contabilidad de manera electrónica y a presentar sus declaraciones fiscales a través de medios digitales. Asimismo, la ley establece que los comprobantes fiscales digitales son documentos originales con validez legal equivalentes a los comprobantes en papel.

Otro elemento importante del marco jurídico es el Manual para la Presentación de la Declaración de Situación Fiscal, Dictámenes Fiscales y Estados de Cuenta Fiscales a través de Internet y la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros. Este manual tiene como objetivo establecer las especificaciones técnicas y funcionales para el cumplimiento de las obligaciones fiscales a través de medios electrónicos.

Entre las especificaciones que se definen en el manual se encuentran los tipos de archivos permitidos, tamaños máximos, firmas digitales, entre otros. El correcto entendimiento e implementación de lo establecido en este manual es fundamental para que la contabilidad electrónica cumpla con todos los requisitos legales.

Tipos de contabilidad electrónica y pólizas

Existen diferentes tipos de contabilidad electrónica dependiendo del tipo de entidad:

• Contabilidad electrónica para personas físicas: Está dirigida a personas que realizan actividades empresariales o profesionales de manera independiente.
• Contabilidad electrónica para personas morales: Incluye a empresas, asociaciones civiles y otras entidades jurídicas. Generalmente requiere sistemas contables más completos.
• Contabilidad electrónica para asociaciones civiles: Se rige por normas similares a las personas morales, aunque con algunas particularidades en cuanto a su constitución y fines no lucrativos.

En cuanto a los tipos de pólizas que se aplican, las principales son: pólizas de ingresos, egresos, compras, ventas, inventarios, etc. Por ejemplo, una póliza de venta electrónica permitiría registrar la factura de un cliente de manera automatizada, asignándola a la cuenta por cobrar correspondiente.

De igual forma, la póliza de compra electrónica registraría una factura proveedor y la contabilizaría en la cuenta por pagar automáticamente. Este tipo de pólizas agilizan los procesos y disminuyen los errores al digitalizar las operaciones.

¿Qué es una validador en una contabilidad electrónica?

El validador es un programa informático que tiene como función principal verificar que los archivos contables digitales cumplan con todos los lineamientos técnicos y especificaciones establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Algunas de las validaciones clave que realiza el validador son:

• Revisar la estructura, tamaño, formato y secuencia de los campos de cada registro contable.
• Verificar que los saldos, fechas, importes y demás datos financieros se encuentren en el formato requerido.
• Comprobar la integridad referencial entre las diferentes tablas y archivos contables.
• Certificar el cumplimiento de balances y que la información en general sea consistente.

Es importante que los contadores conozcan a profundidad las funciones de un validador, para así asegurarse de que la contabilidad electrónica cumpla con todos los lineamientos del SAT.

Beneficios de la contabilidad electrónica

• Ahorro en costos por eliminación de papelería
• Agilidad en procesos contables
• Seguridad en el resguardo y almacenamiento de datos
• Acceso remoto a la información desde cualquier lugar
• Generación automática de estados financieros
• Compatibilidad con requerimientos del SAT

Ejemplos de contabilidad electrónica

• Registro de una compra de mercancía por $5,000 pesos en el módulo de inventarios. Esto generaría un aumento en el cargo de inventarios y un aumento en el cargo de proveedores.
• Registro de la venta al contado de un producto a un cliente en el módulo de ventas por $3,000 pesos. Esto generaría un aumento en el abono de cuentas por cobrar y un aumento en el cargo de ventas.
• Emisión de nómina quincenal por $15,000 pesos en el módulo de nómina. Esto implicaría diferentes cargos y abonos a distintas cuentas como sueldos por pagar, prestaciones sociales, etc.

Un ejemplo de balanza de comprobación sería un documento donde se indican los saldos iníciales de las cuentas, los cargos, los abonos y los saldos finales, comprobando que la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos.

La balanza complementaria incluye además la conciliación o igualdad entre el saldo final de la balanza de comprobación y el saldo de una cuenta en específico, por ejemplo la de bancos.

Los sistemas de contabilidad electrónica

Existen diversos programas y software especializados para llevar a cabo la contabilidad electrónica de manera eficiente. Algunos de los más utilizados son:

• Contpaqi: Es uno de los más populares en México, permite registrar operaciones contables, facturación electrónica ante el SAT, nómina, inventarios, cuentas por cobrar/pagar y más. Incluye validador para cumplir con la contabilidad electrónica.
• SAP Business One: Potente ERP para pymes y grandes empresas, integra módulos de contabilidad, financiero, inventarios, CRM, compras, ventas, almacén, facturación electrónica y más. Es adaptable a las necesidades específicas de cada negocio.
• Oracle NetSuite: Sistema integral en la nube, permite administrar de manera global contabilidad, recursos humanos, ventas, almacén, facturación electrónica ante el SAT, gestión de pedidos y más. Es ampliamente customizable.
• Microsoft Dynamics: Servicio flexible con módulos de contabilidad, ventas, recursos humanos, almacén, facturación electrónica ante el SAT, gestión de proyectos y más. Se puede implementar en la nube.
• Sage: Software contable con funciones básicas para pymes, permite registrar operaciones, emitir facturas, realizar trámites de contabilidad electrónica ante el SAT de forma sencilla.

La elección del sistema dependerá de las necesidades y presupuesto de cada empresa. Es importante revisar las funciones de cada uno para seleccionar la mejor opción.

Preguntas frecuentes

A continuación presento algunas de las preguntas más frecuentes sobre contabilidad electrónica:

Conclusión

Luego de revisar los conceptos más relevantes sobre contabilidad electrónica, podemos concluir que este sistema representa un gran avance para la gestión financiera de las empresas. Al digitalizar y sistematizar la información contable, se agilizan procesos, se reducen costos y se cumplen de mejor manera las obligaciones fiscales ante el SAT.

Aunque su implementación conlleva ajustes, trae múltiples beneficios como contar con estados financieros en tiempo real, controlar el acceso a los datos, realizar análisis más completos y cumplir con la normatividad vigente de una forma más eficiente. Sin duda, la contabilidad electrónica es el futuro en esta materia y terminará por universalizarse.

También te puede interesar: